Cải thiện kỹ năng quản lý công việc với 7 cách đơn giản

Bạn đọc có thể cải thiện kỹ năng quản lý công việc với 7 cách đơn giản! Hãy cùng Trần Trí Dũng đào sâu để xem những cách này là gì nhé!

Kỹ năng quản lý công việc là gì?

Trước khi tìm cách cải thiện kỹ năng quản lý công việc. Bạn cần hiểu đúng về kỹ năng này là gì. Về mặt khái niệm, kỹ năng quản lý công việc là kỹ năng. Nó giúp bạn có thể thiết lập, duy trì công việc một cách hiệu quả. Bạn hướng tới hoàn thành công việc đúng hạn với chất lượng, tiêu chuẩn cao. Khi có được kỹ năng quản lý công việc hiệu quả. Bạn có thể chuyển hóa các kế hoạch thành hiện thực. Đồng thời giảm bớt nguy cơ xảy ra những sai sót, trễ hạn công việc.

Quản lý công việc hiệu quả hay không có thể được đánh giá qua tổng thể các khía cạnh:

• Tối ưu nguồn lực
• Tối ưu chi phí
• Tối ưu chất lượng công việc
• Tối ưu thời gian thực hiện công việc

Các khía cạnh đánh giá này hoàn toàn có thể định lượng cụ thể thành những con số rất rõ ràng. Bạn sẽ kiểm soát mức độ hiệu quả trong quản lý công việc của một cá nhân hay của team.

7 cách đơn giản giúp cải thiện kỹ năng quản lý công việc

Kỹ năng quản lý công việc không phải tự nhiên hình thành ở mỗi cá nhân. Nó cần quá trình tích lũy, rèn giũa, cải thiện và phát triển. Thậm chí, nếu bạn đã có kỹ năng quản lý công việc tại một thời điểm. Nhưng chỉ lặp đi lặp lại những việc đã làm trong nhiều năm. Bạn không có ý thức cải thiện thì kỹ năng cũng sẽ dần khô cứng, thiếu đổi mới, hiệu quả.

7 cách đơn giản giúp cải thiện kỹ năng quản lý công việc dưới đây có thể là gợi mở tốt dành cho bạn. 

Bắt đầu với những nhiệm vụ nhỏ

Các dự án lớn, dài hạn thường đi kèm với đó là những thách thức, khó khăn. Thậm chí là khiến team của bạn nản lòng, sợ hãi. Nhân viên của bạn có thể sẽ tìm cách né tránh, thoái thác với những dự án vượt tầm, thử thách với họ. Thay vì vậy, bạn hãy bắt đầu một dự án lớn bằng những nhiệm vụ nhỏ.

Khi bắt đầu công việc với những nhiệm vụ nhỏ, team của bạn có thể đạt được nhiều lợi ích đa dạng như:

Dễ dàng thuyết phục team

Nhân viên của bạn khi nhận một dự án quá lớn, quá thử thách, vượt tầm khả năng. Họ sẽ rất dễ rơi vào trạng thái lo lắng, chán nản. Họ tìm cách thoái thác hoặc làm việc miễn cưỡng. Thay vì vậy, việc chia nhỏ dự án thành những nhiệm vụ nhỏ. Nó có thể giúp bạn dễ dàng thuyết phục team hành động tích cực. Team sẽ hướng tới mục tiêu công việc đề ra.

Gia tăng động lực

Chiến thắng nhanh chóng với những nhiệm vụ nhỏ có thể giúp bạn gia tăng động lực, tinh thần làm việc của bản thân và của cả team. Cảm giác chiến thắng giúp não bộ của bạn giải phóng Dopamine và bạn sẽ thực sự cảm thấy hào hứng, giàu động lực hơn với công việc.

Tạo đà tích cực

Bạn nên bắt đầu với những nhiệm vụ nhỏ để có được bước tạo đà tích cực cho cả kế hoạch công việc lớn của mình.

Sẵn sàng cho những điều lớn hơn

Khi bạn có nhiều việc phải làm, bắt đầu với những nhiệm vụ nhỏ hơn có thể giúp bạn nhanh chóng đạt được tiến bộ đáng kể. Điều này giúp bạn dọn sạch những nhiệm vụ ít quan trọng nhưng cần thiết và dành nhiều thời gian, nguồn lực hơn cho những nhiệm vụ lớn, thử thách, đòi hỏi thời gian, công sức cao hơn.

Tập trung vào từng thứ một

Trí não của chúng ta thực sự không phù hợp để làm việc đa nhiệm. Bạn có thể kết hợp làm những việc đơn giản với nhau.

Vào mỗi cuối ngày làm việc, bạn đều cảm thấy mệt mỏi? Vậy bạn có thể thay đổi bằng cách tập trung vào từng thứ một. Hãy tập trung vào từng đầu công việc một. Thay vì đang làm việc A lại lo nghĩ về việc B. Bạn có thể tham khảo phương pháp Pomodoro để tập trung tối đa cho công việc. Các bước để thực hiện phương pháp này như sau:

Bước 1

Lựa chọn công việc bạn cần tập trung xử lý. Công việc ưu tiên xử lý nên là những việc thuộc nhóm việc quan trọng, khẩn cấp.

Bước 2

Loại bỏ các nguy cơ khiến bạn bị gián đoạn công việc như tin nhắn mạng xã hội, thông báo email… và bật đồng hồ đếm ngược trong 25 phút.

Bước 3

Tập trung cao độ để xử lý công việc trong chu kỳ thời gian 25 phút. Bạn có thể sử dụng mẹo giúp tập trung trong công việc như: để full màn hình máy tính; chỉ để duy nhất 1 tab công việc cần xử lý…

Bước 4

Khi hoàn thành 1 chu kỳ Pomodoro, bạn có thể nghỉ ngơi 5 phút. Nghỉ ngơi ở đây là thực sự nghỉ ngơi chứ không phải dành thời gian để tranh thủ chơi game hay theo dõi mạng xã hội. Bạn có thể dành 5 phút này để nhắm mắt nghỉ ngơi ngay tại bàn làm việc hoặc uống nước, tập thể dục tại chỗ để cải thiện sự tỉnh táo, tập trung cho chu kỳ công việc tiếp theo.

Bước 5

Sau 4 chu kỳ Pomodoro, bạn có thể nghỉ dài hơn trong khoảng 10, 15, 30 phút tùy theo thể trạng sức khỏe, tính chất áp lực công việc bạn thực hiện.

Tập trung vào từng thứ một giúp công việc của bạn đỡ căng thẳng, áp lực. Mặt khác, khi tập trung, bạn có thể hoàn thành từng công việc với sự hiệu quả và thời gian ngắn hơn. Do đó, lựa chọn đơn nhiệm, tập trung cao độ cho từng công việc quan trọng không chỉ tốt cho sức khỏe thể chất, tinh thần của bạn mà còn giúp công việc được tối ưu hóa.

Tạo một lịch trình hiệu quả

Khi bạn bắt đầu một ngày làm việc mà không có kế hoạch, lịch trình cụ thể nào. Rất có thể bạn đang làm việc thiếu hiệu quả. Kể cả ngày làm việc của bạn có vẻ bận rộn. Nhưng thực chất thì kết quả công việc đem lại không cao.

Bạn có thể tạo lịch trình công việc của mình ngay từ cuối buổi làm việc hôm trước. Hoặc vào tối chủ nhật trước khi bắt đầu tuần làm việc mới. Lịch làm việc cũng có thể được thiết lập ngay vào đầu buổi làm việc. Tùy tính chất, sắp xếp công việc của bạn và team.

Một gợi ý để bạn lên lịch trình công việc hiệu quả là nhóm các nhiệm vụ cần thực hiện theo tính chất, mức độ quan trọng, khẩn cấp của chúng. Bạn có thể tham khảo ma trận quản lý thời gian Eisenhower với các bước thực hiện như sau:

Bước 1

Bạn cần lên danh sách công việc cần thực hiện trong ngày, trong tuần. Danh sách này là mọi điều bạn cần làm mà chưa cần sắp xếp theo logic hay thứ tự nào.

Bước 2

Bạn hãy nhóm các công việc quan trọng, khẩn cấp, cần thực hiện ngay lại với nhau. Bạn có thể tô màu cho nhóm công việc này màu đỏ để thể hiện tính chất khẩn cấp, cần thực hiện ngay.

Bước 3

Bạn hãy nhóm các công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp. Đây là những công việc bạn cần dành thời gian để thực hiện. Nhóm công việc này cần lên thời gian cụ thể để sắp xếp xử lý và có thể tô màu cam để thể hiện tính chất quan trọng.

Bước 4

Tiếp theo, bạn hãy nhóm các công việc khẩn cấp nhưng kém quan trọng. Đây là những công việc cần xử lý ngay nhưng không quá quan trọng và bạn có thể thực hiện giao, ủy quyền, nhờ người khác giúp đỡ. Sau khi ủy quyền, bạn nên dành thời gian kiểm tra lại để đảm bảo công việc được thực hiện đúng. 

Nhóm công việc khẩn cấp nhưng kém quan trọng có thể được tô màu xanh để phân biệt với các nhóm việc khác.

Bước 5

Cuối cùng, bạn hãy nhóm các công việc không quan trọng, không khẩn cấp lại. Chẳng hạn như cuối ngày làm việc bạn có thể dành ít phút để chơi game trên di động để giải trí. Nếu đã quá mệt mỏi hoặc không có thời gian, bạn có thể loại bỏ, không thực hiện nhóm công việc này. Còn nếu thu xếp được, bạn có thể thực hiện nhưng nên giới hạn dưới 5% tổng thời gian ngày làm việc của mình.

Việc tạo một lịch trình công việc hiệu quả như trên có thể sẽ tiêu tốn của bạn 15 – 30 phút hoặc thậm chí nhiều thời gian hơn. Để hỗ trợ việc tạo lịch trình công việc hiệu quả, bạn có thể tham khảo phần mềm Todaylist. Đây là phần mềm cung cấp giải pháp quản lý công việc hiệu quả với các tính năng vượt trội như:

• Luôn thiết lập và giúp bạn có danh sách công việc ngay vào đầu ngày 
• Cung cấp khả năng đặt lịch cụ thể cho từng công việc
• Hỗ trợ việc phân loại công việc theo tính chất gấp – quan trọng
• Đặc biệt, phần mềm còn giúp bạn thống nhất lịch làm việc với team của mình

Làm quen với quản lý thay đổi

Những thay đổi, điều chỉnh trong kế hoạch là điều khó tránh khỏi. Khi tình hình thực tế có biến chuyển thì kế hoạch hành động và thậm chí là cả mục tiêu cũng cần phải thay đổi tương ứng phù hợp.

Trong thực tế, quản lý thay đổi thường được thể hiện qua một thông báo, một kế hoạch truyền thông, thông tin trong nội bộ hoặc với cả bên ngoài tổ chức về những điều cần thay đổi so với hiện tại. Tuy nhiên, quản lý thay đổi không đơn thuần chỉ là thông báo về những điều thay đổi mà bạn còn cần thực hiện một loạt hành động, biện pháp tương ứng để giúp cá nhân cũng như team thích ứng với những thay đổi đó.

Khi bạn có được khả năng quản lý thay đổi, bạn sẽ phản ứng kịp thời, phù hợp với những thay đổi mà bản thân và team phải đối diện. Để thực hiện quản lý thay đổi, bạn có thể thực hiện theo các bước như sau:

• Bước 1

Xác định các vấn đề, điểm, nội dung cần thay đổi

• Bước 2

Lên kế hoạch, các phương án dự phòng điều chỉnh

• Bước 3

Thông tin với nội bộ hoặc với cả bên ngoài để những thành viên liên quan biết phải làm gì trước sự thay đổi hiện tại

• Bước 4

Theo dõi tác động của bất kỳ sự thay đổi nào đến việc thực hiện, đạt được mục tiêu công việc. 

Đặt thời hạn thực tế

Đặt thời hạn thực tế để giải quyết một công việc cụ thể là điều cần thiết để tạo áp lực khiến bạn phải liên tục hành động. Những sự trì hoãn, buông trôi mốc thời hạn công việc sẽ chỉ khiến bạn và team suy giảm về hiệu suất hoặc thậm chí là không thể hoàn thành được công việc.

Khi công việc, mục tiêu bạn đề ra có một thời hạn cần xử lý cụ thể, bạn sẽ tránh được hội chứng năm mới hay sự “buông trôi” trong công việc.

Mặt khác, khi bạn đề ra một thời hạn công việc cụ thể và nghiêm túc đạt được mốc thời gian đó, bạn sẽ có dự phòng cho những tình huống phát sinh, cần tinh chỉnh, sửa chữa. Nhờ vậy, chất lượng công việc của bạn cũng sẽ được đảm bảo ở mức cao.

Chia nhỏ nhiệm vụ

Những vấn đề phức tạp hay những mục tiêu đầy thử thách sẽ trở nên đơn giản, có lộ trình thực hiện rõ ràng hơn khi bạn chia ra thành các nhiệm vụ nhỏ. Việc chia nhỏ nhiệm vụ có thể giúp bạn đạt được nhiều lợi ích đa dạng như:

Kiểm soát, rõ ràng công việc hơn

Thay vì đặt ra mục tiêu tăng trưởng về doanh thu trong cả năm 2023 thì bạn có thể chia nhỏ ra thành mục tiêu của từng quý. Như vậy, công việc, mục tiêu bạn đang hướng tới về doanh thu cho toàn công ty sẽ được kiểm soát, có kế hoạch hành động rõ ràng hơn.

Thực hiện công việc hiệu quả, khoa học, có kế hoạch

Nếu mục tiêu công việc trong quý II-2023 là tuyển dụng được ít nhất 10 Lập trình viên thì bạn có thể chia nhỏ thành nhiệm vụ theo từng tháng. Việc chia nhỏ mục tiêu như vậy sẽ giúp bạn tránh được tình trạng đến gần hết hạn công việc mới gấp rút thực hiện công việc một cách thiếu hiệu quả, khoa học và kế hoạch. 

Đơn giản, cụ thể, chuyên biệt hóa công việc

Thường những mục tiêu, công việc có thời gian thực hiện quá dài, khối lượng công việc quá lớn cũng sẽ có mức độ phức tạp, đòi hỏi kết quả cao và tiềm ẩn những khoảng chưa rõ ràng. 

Vì vậy, khi bạn chia nhỏ công việc thành từng nhiệm vụ nhỏ sẽ giúp đơn giản, cụ thể và chuyên biệt hóa công việc. Chẳng hạn như công việc phòng Marketing có thể chia ra thành từng nhiệm vụ nhỏ cho nhân viên chuyên trách thực hiện như: chạy quảng cáo; thiết kế đồ họa; sáng tạo nội dung; xây dựng cộng đồng…

Gia tăng động lực, giảm căng thẳng

Khi bạn chia nhỏ nhiệm vụ, việc thay đổi nhận thức về quy mô và độ khó của một nhiệm vụ có thể giúp bạn gia tăng động lực để thực hiện công việc. Chia nhiệm vụ của bạn thành những phần nhỏ hơn sẽ giúp bạn tránh được tình trạng trì hoãn và cả những căng thẳng không đáng có.

Để chia nhỏ nhiệm vụ, bạn có thể thực hiện theo các bước như sau: 

• Bước 1: Bạn hãy bắt đầu với bức tranh công việc lớn và viết ra tất cả các thành phần, nội dung, hạng mục công việc cần thực hiện
• Bước 2: Liệt kê tất cả các nhiệm vụ liên quan và xác định các ưu tiên công việc cần xử lý
• Bước 3: Thiết lập kế hoạch hành động tối ưu để giải quyết các nhiệm vụ nhỏ đúng hạn.

Sử dụng sự hợp tác bất kể khi nào có thể

Mỗi thành viên trong team của bạn đều có một thế mạnh, kỹ năng, kinh nghiệm công việc riêng. Do đó, khi bạn có thể hợp tác với team, công việc có thể được hoàn thành tốt hơn, nhanh hơn so với làm việc độc lập.

Chẳng hạn như bạn phụ trách bộ phận tuyển dụng của công ty. Như vậy, bạn sẽ cần đảm bảo về KPI tuyển dụng. Bạn đáp ứng các vị trí cần tuyển theo từng tuần, từng tháng. Nếu biết tận dụng sự hợp tác, phối hợp với team. Công việc tuyển dụng của bạn sẽ thông suốt, hiệu quả hơn.

• Trưởng bộ phận tuyển dụng: phụ trách kiểm soát hoạt động chung; chịu trách nhiệm về KPI tuyển dụng của bộ phận
• Phối hợp với nhân viên trong bộ phận trong việc lên kế hoạch và đăng tuyển dụng
• Phối hợp với bộ phận Marketing, truyền thông để sản xuất các video ngắn trên nền tảng Tiktok, Youtube, Facebook để giới thiệu về văn hóa doanh nghiệp phục vụ tuyển dụng
• Hợp tác với các đơn vị Hunt ứng viên khó tuyển dụng
• Hợp tác tài trợ – đào tạo – tuyển dụng với các trường đại học phù hợp về chuyên ngành tuyển dụng
• Hợp tác với các website cung cấp dịch vụ đăng tuyển như Careerbuilder; Vietnamworks…