Tại sao cần sử dụng nền tảng quản trị doanh nghiệp

Quản trị doanh nghiệp không phải một nỗ lực mang tính thời điểm. Đó là cả một quá trình liên tục. Nó đòi hỏi nguồn lực, thời gian của tổ chức. Từ đó hướng tới tối ưu hóa quản trị. Trong quá trình đó, đội ngũ của bạn cũng như toàn tổ chức sẽ nhận được nhiều lợi ích đa dạng. Nếu tổ chức áp dụng nền tảng quản trị doanh nghiệp phù hợp.

Quy trình hiệu quả trong toàn bộ tổ chức

Mục đích tổng thể của nền tảng quản trị là quản lý xuyên suốt các quy trình của doanh nghiệp. Tất cả trên cùng một nền tảng công nghệ thống nhất. Nền tảng đó cần kiểm soát quy trình theo thời gian thực một cách nhanh chóng, thuận tiện.

Như vậy, lý do đầu tiên bạn nên cân nhắc sử dụng nền tảng quản trị. Đó là vì các nền tảng này có thể giúp doanh nghiệp của bạn giải quyết. Đồng thời quản lý xuyên suốt các quy trình.

Ví dụ như với quy trình chấm công, nhân viên công ty bạn có thể thực hiện chấm công thông qua:

• Chấm công vân tay
• Nhận diện khuôn mặt
• Chấm công GPS
• Quét QR Code…

Dữ liệu chấm công sau đó được hệ thống ghi nhận và tổng hợp. Nó giúp phòng nhân sự có thể kiểm soát, chấm công nhân viên hiệu quả. Đồng thời tiết kiệm thời gian.

Hiệu suất công việc cao hơn

Với quy mô 50 nhân viên, phòng nhân sự công ty bạn có thể tính toán công lương trên Excel. Vấn đề là nếu quy mô lên đến 500, 5000 hay thậm chí là 50.000 nhân viên thì cách xử lý công việc thủ công rất khó đáp ứng. Đó là một trong những lý do bạn nên cân nhắc sử dụng nền tảng quản trị doanh nghiệp.

Với sự tiến bộ của các phần mềm quản trị hiện nay, nếu dữ liệu đầu vào đã thực hiện chuẩn xác, phần mềm hoàn toàn có thể chạy ra bảng công lương và hiển thị chi tiết trên ứng dụng di động của người dùng rất nhanh chóng. Phòng nhân sự do đó sẽ bớt được nhiều nỗ lực, cải thiện được hiệu suất công việc của mình.

Hay một ví dụ khác là nhân viên của bạn muốn nghỉ phép phép email báo cáo đến quản lý trực tiếp, cc cho phòng nhân sự. Họ phải chờ đợi phản hồi, check email tốn thời gian. Còn với các nền tảng quản trị tiên tiến, nhân viên của bạn có thể đăng ký nghỉ phép, đăng ký đi muộn, về sớm… tất cả trên duy nhất một phần mềm tiện lợi. Việc phê duyệt đăng ký cũng được thực hiện trên ứng dụng với chỉ một nút bấm thuận tiện.

Dễ dàng quản lý khách hàng

Các nền tảng quản trị có thể hỗ trợ đắc lực cho hoạt động kinh doanh, bán hàng. Chẳng hạn như phần mềm CRM, quản lý dữ liệu khách hàng có thể giúp bạn lưu giữ lịch sử, trích xuất, lập báo cáo về khách hàng theo các trường thông tin cụ thể.

Việc quản lý thông tin khách hàng sẽ trở nên dễ dàng hơn, qua đó giúp team kinh doanh của bạn có thể thuận tiện hơn trong việc up-sale, chăm sóc khách hàng…

Tiết kiệm thời gian và chi phí

Nền tảng quản trị dù phục vụ cho việc kiểm soát quy trình; vận hành doanh nghiệp hay hỗ trợ kinh doanh… thì cũng được xây dựng từ chính những bài toán trong thực tế. Khó khăn trong thực tế công việc được phần mềm giải quyết và thông qua đó, doanh nghiệp của bạn có thể tiết kiệm được đáng kể thời gian, chi phí.

Ví dụ để thực hiện chấm công, tính lương cho nhân viên trước đây có thể bạn sẽ cần 2, thậm chí 3 nhân sự chuyên trách. Còn khi áp dụng nền tảng quản trị doanh nghiệp, bạn hoàn toàn có thể rút ngắn thời gian tính công lương, giảm bớt nhân sự chuyên trách vì phần mềm đã có thể hỗ trợ tốt. Nhân sự chuyên trách lúc này không còn làm những việc thủ công mà thiên về việc kiểm soát quy trình, đảm bảo phần mềm hoạt động đúng với nguồn dữ liệu đầu vào đúng.

Khả năng để mở rộng doanh nghiệp

Một trong những khó khăn khiến doanh nghiệp khó mở rộng quy mô là do khi mở rộng, doanh nghiệp sẽ phải đảm bảo sự phát triển đồng nhất về mục tiêu, quy trình, sự kết nối trong tổ chức về cả cách thức làm việc lẫn văn hóa doanh nghiệp. Các nền tảng quản trị doanh nghiệp có thể giúp doanh nghiệp của bạn giải quyết những nỗi lo khi mở rộng doanh nghiệp.

Lý do là vì các nền tảng quản trị doanh nghiệp sẽ cung cấp cho tổ chức của bạn một nền tảng quản trị duy nhất. Quản lý nhân sự, quản lý công việc, quản lý nội bộ doanh nghiệp,… đều được thống nhất trên một nền tảng giúp dòng chảy thông tin trong doanh nghiệp trơn tru và thông suốt mọi lúc mọi nơi.

Với một nền tảng quản trị thống nhất, doanh nghiệp có thể gia tăng khả năng mở rộng, phát triển, tăng trưởng.

Top những nền tảng quản trị doanh nghiệp phổ biến

Trên thị trường hiện nay có nhiều nền tảng quản trị doanh nghiệp khác nhau. Xét về mức độ phổ biến, bạn có thể tham khảo một số nền tảng phần mềm quản trị dưới đây.

Clickup

Clickup là công cụ tùy biến cao được nhiều thương hiệu tin dùng. Phần mềm có khả năng tạo các bảng biểu tùy chỉnh nhu cầu người dùng, các dự án được note trạng thái rõ ràng: 

• Đang được tiến hành
• Xem xét
• Hoàn thành

Ưu điểm của Clickup là cho phép bạn nhập nội dung, các tệp thông tin từ các nền tảng khác một cách tự động, nhanh chóng, chỉ trong vài phút. Tuy nhiên để sử dụng Clickup, người dùng phải bỏ ra một khoản chi phí không hề nhỏ.

Wrike

Wrike sở hữu đầy đủ các tính năng như: 

• Tạo công việc
• Giao việc
• Bình luận
• Tag tên
• Liên kết một nhiệm vụ với nhiều dự án khác nhau

Wrike là giải pháp tuyệt vời cho những công ty quy mô nhỏ hoặc các dự án không có quá nhiều kinh phí. Tuy nhiên nhược điểm của Wrike là giao diện khó sử dụng với người dùng mới, cách phân công nhiệm vụ phân mảnh đôi khi sẽ gây ra nhầm lẫn.

Trello

Hệ thống, sắp xếp công việc của Trello giúp người dùng dễ dàng điều chỉnh, gán nhãn các công việc ưu tiên theo thứ tự với các nhóm công việc có màu sắc khác nhau. Bạn có thể quản lý công việc bằng cách di chuyển các ô trạng thái, cột để phục vụ cho việc nhận biết tình trạng công việc đang đến giai đoạn nào. 

Nhược điểm của Trello là tính năng không phân cấp. Điều này sẽ gây ra nhiều bất cập, đặc biệt là trong quản lý công việc theo nhóm.

Oracle

Oracle là phần mềm quản lý hầu hết các mảng chính trong doanh nghiệp như: 

• Tài chính
• Dự án
• Quản lý tài sản
• Quản lý đơn hàng
• Chăm sóc khách hàng… 

Oracle có khả năng lưu trữ dữ liệu lớn với tùy chỉnh phiên bản theo nhu cầu ứng dụng của người dùng. Tính bảo mật cao và khả năng giám sát giúp chống xâm nhập trái phép là ưu điểm vượt trội của Oracle. 

Nhược điểm lớn của phần mềm là khó để sử dụng tiếng Việt. Nguyên bản của Oracle là ngôn ngữ tiếng Anh, gây bất tiện với các nhân viên không có sẵn vốn tiếng. Mặt khác, chi phí bản quyền của Oracle cũng không hề rẻ so với các nền tảng khác.

*

Có một nhận thức khá phổ biến nhưng chưa hoàn toàn đúng là các nền tảng quản trị doanh nghiệp chỉ phù hợp với các doanh nghiệp lớn. Rõ ràng, doanh nghiệp lớn với quy mô của họ sẽ phát sinh những bài toán quản trị ở quy mô cũng lớn tương ứng. Họ cần một nền tảng quản trị thông minh, hiệu quả để quản trị doanh nghiệp hiệu quả, nhanh chóng.

Tuy nhiên, các doanh nghiệp vừa và nhỏ cũng cần những nền tảng quản trị phù hợp hỗ trợ. Nếu doanh nghiệp chưa sẵn sàng cho những nền tảng có chi phí lớn thì các giải pháp quản trị trên nền tảng cloud, cho thuê, tính phí dịch vụ hàng tháng có thể là một lựa chọn tốt với doanh nghiệp.