1. Flowchart là gì?

Flowchart (Tiếng Việt có nghĩa là sơ đồ, biểu đồ) là một dạng biểu đồ, đồ thị để biểu diễn một chuỗi các hành động nối tiếp nhau hoặc cách thức trong một quy trình nào đó, biến nó thành hình ảnh đơn giản bao gồm các bước, các nhánh thể hiện kết quả tiếp theo hoặc điều kiện có thể thay đổi kết quả.

Loại biểu đồ này thường được dùng các mũi tên để minh họa cho một bước dẫn tiếp theo trong một chu trình nào đó. Nó là một công cụ chung có thể được điều chỉnh cho nhiều mục đích khác nhau và có thể được sử dụng để mô tả các quy trình khác nhau, chẳng hạn như quy trình sản xuất, quy trình hành chính hoặc dịch vụ hoặc kế hoạch dự án. Đây là một công cụ phân tích quy trình chung và là một trong bảy công cụ chất lượng cơ bản.

Flowchart có rất nhiều biến thể khác nhau xung quanh nót: sơ đồ từ trên xuống, sơ đồ vĩ mô, sơ đồ chi tiết (còn được gọi là sơ đồ quy trình, bản đồ vi mô, sơ đồ dịch vụ hoặc sơ đồ biểu tượng), sơ đồ triển khai (còn được gọi là sơ đồ đa chức năng) hay sơ đồ nhiều cấp.

2. Khi nào nên sử dụng Flowchart?

Flowchart luôn được đánh giá cao và được sử dụng thường xuyên trong các doanh nghiệp, công ty. Vì nó là công cụ để trình bày những bước trong một quy trình nào đó, hỗ trợ tối ưu nhất cho các hoạt động đào tạo, lập kế hoạch hay tạo tài liệu. Nó được sử dụng trong các trường hợp như:

• Trường hợp sử dụng để phát triển sự hiểu biết về cách một quá trình được thực hiện.
• Nghiên cứu một quá trình cải tiến.
• Để truyền đạt cho người khác cách một quá trình được thực hiện.
• Khi cần giao tiếp tốt hơn giữa những người có cùng quy trình.
• Để ghi lại một quá trình.
• Khi lập kế hoạch dự án.

3. Lợi ích của Flowchart trong doanh nghiệp

Khi làm việc trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ, thì việc lên ý tưởng và thuyết trình ý tưởng đó cho một dự án là điều luôn được xảy ra thường xuyên. Chính vì thế mà việc sử dụng Flowchart trở nên vô cùng hữu ích và tiện lợi khi bạn muốn đưa ra một quyết định hay trình bày một điều gì đó. Nó phổ biến trong từng công việc, lĩnh vực và các ngành nghề khác nhau.

Dưới đây, tổng hợp giúp doanh nghiệp những lợi ích thực tế nhất mà biểu đồ này mang lại:

Minh họa quy trình

Flowchart giúp minh họa quy trình làm việc một cách rõ ràng và dễ hiểu, giúp người làm việc nắm bắt được toàn bộ hình dung về công việc.

Phân loại lỗi

Khi vẽ flowchart, các lỗi và sự cố trong quy trình có thể được nhận diện và khắc phục sớm, giúp tăng chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ.

Tối ưu hóa quy trình

Flowchart cho phép doanh nghiệp nhận biết các bước không cần thiết hoặc không hiệu quả trong quy trình làm việc, từ đó tối ưu hóa chúng để tiết kiệm thời gian và nguồn lực.

Dễ dàng đào tạo

Flowchart là một công cụ hữu ích để đào tạo nhân viên mới vì nó giúp họ hiểu rõ về quy trình công việc một cách nhanh chóng và dễ dàng.

Tăng hiểu quả quản lý

Các quy trình được minh họa bằng flowchart giúp quản lý dễ dàng theo dõi và đánh giá hiệu suất của nhóm làm việc.

4. Cách tạo biểu đồ Flowchart

4.1 Các quy tắc chuẩn để một sơ đồ hiệu quả

Quy tắc 1: Sử dụng nhất quán các thành phần

Yếu tố đầu tiên chính là tính nhất quán từ hình khối, đường dẫn, văn bản. Trong đó:

• Hình elip: Thể hiện điểm bắt đầu và kết thúc của một quy trình.
• Hình chữ nhật: Các bước hay hành động triển khai do cá nhân đảm nhiệm.
• Hình thoi: Dùng khi có quyết định hay phê chuẩn cần lựa chọn.

Đường dẫn mũi tên chỉ hướng của dòng chảy các bước.

Quy tắc 2: Sắp xếp luồng dữ liệu khoa học trên cùng một trang

Khi bạn muốn tạo ra một biểu đồ hoàn chỉnh, hiệu quả và tốt nhất thì nên tối ưu trên cùng một trang. Đây có thể nói là một quy tắc vô cùng quan trọng và then chốt trong quá trình vẽ biểu đồ Flowchart.

Trong trường hợp, biểu đồ có kích thước lớn, bạn có thể sử dụng các mẹo như sau:

• Tối ưu câu từ, ý nghĩa một cách ngắn gọn và xúc tích nhất, ;làm cho lưu đồ nhỏ hơn. Phông chữ đi kèm lúc này cần hiệu chỉnh to lên để bù đắp việc giảm tỷ lệ trên. Tổng quan về phần nhìn bạn dễ nhận thấy giao diện không bị quá bé.
• Tùy theo số lượng bước, người dùng có thể sắp xếp đường dẫn từ trái sang phải. Sau đó, những trình tự còn lại sẽ hạ xuống dòng dưới thực hiện tiếp.
• Ngoài ra, một cách xử lý khác là chia Flowchart lớn ra thành các tập hợp nhỏ. Đầu tiên, bạn hãy vẽ lưu đồ miêu tả tổng quan các bước hoàn chỉnh của quy trình. Trong mỗi bản chính này sẽ chứa một siêu liên kết đến các sơ đồ riêng biệt hiển thị chi tiết bước đó.

Quy tắc 3: Đặt dòng trả về phía dưới biểu đồ

Quy tắc còn lại trong vẽ Flowchart đó chính là đặt dòng trả về phía dưới biểu đồ luồng. Thực tế, chúng ta đọc văn bản từ đầu trang xuống một cách tự nhiên theo tuần tự. Do đó, mọi dòng trả ngược về trước cần đặt bên dưới.

Trong trường hợp xuất hiện 2 dòng cần trả về tuyệt đối không được trùng nhau.

4.2 Các bước để vẽ Flowchart chính xác

► Bước 1: Phân tích và quyết định bạn cần có những lưu đồ quy trình nào

Việc sử dụng biểu đồ Flowchart chỉ có ý nghĩa nếu như doanh nghiệp của bạn cần tới nó để hoạt động các bộ máy trơn tru cũng như phát triển, tăng trưởng về doanh số và quy mô.

Một số doanh nghiệp hiện nay, không thể vẽ ra một biểu đồ hoàn chỉnh và quản lý, thực hiện quy trình chỉ bằng lời nói. Nhưng nó chỉ dừng lại ở các doanh nghiệp nhỏ, quy mô bé với vài quy trình đơn giản, lặp đi lặp lại. Còn các doanh nghiệp lớn thì khác xa hoàn toàn và họ không thể dừng lại ở đó.

Nếu bạn mong muốn “văn bản hoá” trình tự các bước thành một quy trình nghiệp vụ hoàn chỉnh, bạn cần có lưu đồ. Trong trường hợp tham vọng hơn, bạn có thể “số hoá” nó khi tham gia vào các giai đoạn chuyển đổi số.

Vì vậy hãy chuẩn bị thật kỹ cho mình bản lưu đồ và các hướng dẫn xung quanh nó nhé!

► Bước 2: Thu thập thông tin chính xác về cách quy trình hoạt động

Kể cả khi, quy trình hay hoạt động có vẻ đơn giản và thời gian diễn ra chỉ đến 1-2 ngày, thì mọi thông tin, nội dung, cách thức đều cần được thực hiện một cách đầy đủ và chính xác nhất.

Nếu như bạn là người trực tiếp tham gia vào toàn bộ quá trình, quy trình nghiệp vụ hằng ngày của doanh nghiệp. Thì chắc chắn rằng, bạn cần tìm hiểu sâu, rõ ràng và chi tiết từng thông tin có liên quan để có thể vẽ được một lưu đồ quy trình chính xác nhất.

Ví dụ như:

• Mục đích của quy trình này là gì? Tên gọi chính xác của nó?
• Quy trình này bao gồm bao nhiêu bước? Tên gọi của các bước là gì?
• Ai là người phụ trách bước này? Một người duy nhất hay luân phiên theo từng người của đội nhóm?
• Bước này có hướng dẫn mô tả cụ thể không? Có giới hạn thời gian là bao nhiêu tiếng?
• Sau bước này có hai khả năng sẽ xảy ra. Nếu xảy ra khả năng A, quy trình vẫn được giữ nguyên như cũ chứ? Trong trường hợp xảy ra B, có phải cần quay trở lại bước trước đó và lặp lại một đoạn quy trình, hay sẽ dẫn sang một nửa sau quy trình hoàn toàn khác?
• Có sự kiện nào có thể khiến bạn đi chệch khỏi một quy trình chuẩn hay không?
• Có khi nào ngay từ bước số 2 đã cho ra output thành công và kết thúc quy trình? Hoặc bạn nhận ra input không đủ và quy trình là thất bại?

Bạn có thể trả lời đầy đủ và chính xác những câu hỏi ví dụ như trên, thì bạn đang từng bước tạo ra biểu đồ Flowchart hoàn chỉnh và hiệu quả nhất đấy.

► Bước 3: Bắt tay vào vẽ lưu đồ quy trình

Khi bạn đã có trong tay đầy đủ các thông tin về quy trình hoạt động thực tế, vậy thì sao không bắt tay vẽ lại chúng thành biểu đồ thôi.

4.3 Các cách vẽ Flowchart phổ biến

Bạn có thể vẽ lưu đồ quy trình theo 3 cách khác nhau như sau:

Cách thứ 1

Dùng bút và giấy. Đây là cách đơn giản nhất, bạn chỉ cần có cho mình một chiếc bút và một tờ giấy. Bạn có thể dùng thêm thước kẻ, nó sẽ khiến cho biểu đồ Flowchart của bạn đẹp và khoa học hơn.

Cách thứ 2

Dùng các công cụ chỉnh sửa, thiết kế để vẽ Flowchart. Bạn có thể sử dụng các phần mềm thiết kế như: Adobe Illustrator (Ai), Adobe Photoshop (Ps),… Điều này là một lựa chọn không tồi vì nó giúp bạn thể hiện biểu đồ một cách chuyên nghiệp, dễ dàng hơn trong việc chỉnh sửa, lưu trữ và chia sẻ.

Cách thứ 3: 

• Dùng phần mềm quản lý quy trình nghiệp vụ (Business Process Management Software – BPMS).
• Dùng phần mềm Microsoft Visio – một phần mềm hỗ trợ vẽ kỹ thuật khá đa dạng của Microsoft.
• Phần mềm Crocodile Clip ICT – phần mềm hỗ trợ việc vẽ sơ đồ và nhiều cái khác nữa. Nó có thể giúp bạn chạy thử nghiệm từng bước trên sơ đồ.

4.4 Một số lưu ý khi vẽ biểu đồ Flowchart

Để vẽ một biểu đồ Flowchart hiệu quả, cần chú ý đến một số lưu ý sau:

• Định nghĩa rõ mục đích của lưu đồ: Để cho người đọc hiểu được mục đích của lưu đồ, cần mô tả rõ ràng và chi tiết về quy trình hoặc thuật toán mà lưu đồ đang miêu tả.
• Sử dụng các ký hiệu chuẩn: Các ký hiệu trong lưu đồ Flowchart cần phải được sử dụng theo chuẩn để giúp người đọc dễ dàng hiểu và áp dụng vào công việc của mình.
• Sắp xếp các bước logic: Các bước trong lưu đồ cần được sắp xếp theo thứ tự logic, từ bước đầu tiên đến bước cuối cùng.
• Sử dụng màu sắc và đường nét: Màu sắc và đường nét trong lưu đồ Flowchart cũng có thể giúp người đọc dễ dàng phân biệt các bước khác nhau và hiểu rõ hơn về quy trình.
• Sử dụng nhóm và tiêu đề: Để giúp người đọc hiểu rõ hơn về từng phần trong quy trình, cần sử dụng nhóm và tiêu đề để phân loại và đánh dấu.

Các hình dạng cơ bản trong một lưu đồ gồm:

• Hình tròn: biểu thị một nút kết thúc hoặc điểm bắt đầu của một chu trình.
• Hình vuông: biểu thị một quy trình hay một bước trong quá trình.
• Hình chữ nhật: biểu thị một trạng thái hay một hành động.
• Hình dạng đặc biệt: Ví dụ như hình bầu dục để biểu thị một khu vực chứa các bước chi tiết.
• Hình tam giác: biểu thị một quyết định hoặc một điều kiện.
• Hình hộp: biểu thị một khu vực lưu trữ dữ liệu.

Các ký hiệu nối các hình:

• Mũi tên: biểu thị hướng di chuyển của quá trình.
• Đường thẳng: biểu thị sự kết nối giữa các hình với nhau.

5. Các ví dụ về biểu đồ Flowchart

Để giúp cho bạn dễ hình dung về cách trình bày một lưu đồ, Base sẽ lấy ví dụ về một số lưu đồ quy trình quen thuộc tại đa phần các doanh nghiệp.

5.1 Lưu đồ quy trình xử lý hợp đồng & thanh toán

Quy trình xử lý hợp đồng và thanh toán là một quy trình phổ biến đối với các doanh nghiệp cung cấp sản phẩm, dịch vụ có giá trị đơn hàng lớn, hoặc đặc thù sản phẩm dịch vụ phức tạp, cần thương lượng các điều khoản sử dụng giữa 2 bên. Đây là một quy trình cần sự phối hợp giữa nhiều phòng ban trong doanh nghiệp.

5.2 Lưu đồ quy trình xử lý khiếu nại khách hàng

Quy trình xử lý khiếu nại là một quy trình cần thiết cho bộ phận chăm sóc/ hỗ trợ khách hàng ở bất kỳ công ty cung cấp dịch vụ nào. Điều quan trọng đối với quy trình này là doanh nghiệp cần đảm bảo thời gian phản hồi khách hàng (SLA) cam kết giới hạn trong thời gian cho phép, nhằm đảm bảo lỗi sai từ bên cung cấp dịch vụ không làm ảnh hưởng, gián đoạn công việc của khách hàng.

5.3 Lưu đồ quy trình xuất kho bán hàng

Quản lý kho là một nghiệp vụ quan trọng trong các doanh nghiệp, một quy trình quản lý kho tốt sẽ hạn chế các sự cố chậm trễ hàng hóa hay thất thoát về tài chính… Trong đó, quy trình xuất kho bán hàng là một hoạt động quan trọng trong quản lý kho, đòi hỏi sự phối hợp giữa các bộ phận như kinh doanh, kế toán, thủ kho,…

6. Top 3 công cụ vẽ Flowchart miễn phí cho doanh nghiệp

6.1 ThinkComposer

ThinkComposer là một phần mềm vẽ flowchart miễn phí và mở nguồn, được thiết kế để giúp người dùng tạo ra các biểu đồ UML, ERD, DFD và flowchart đơn giản và dễ hiểu. Với giao diện đơn giản và thân thiện, phần mềm vẽ sơ đồ quy trình làm việc này cho phép người dùng dễ dàng tạo, sửa đổi và lưu các biểu đồ của mình. ThinkComposer cũng cung cấp các tính năng như màu sắc tùy chỉnh, thư viện ký hiệu và tùy chọn tạo hình dạng tùy chỉnh.

Tính năng nổi bật:

• Cung cấp nhiều mẫu biểu đồ khác nhau cho người dùng lựa chọn.
• Hỗ trợ nhiều ngôn ngữ và định dạng file khác nhau như: PDF, XPS, HTML…
• Cho phép người dùng thiết kế và tùy chỉnh các hình dạng và ký hiệu cho biểu đồ của mình.

6.2 LucidChart

LucidChart là một công cụ vẽ flowchart trực tuyến, miễn phí và dễ sử dụng cho doanh nghiệp. Với LucidChart, người dùng có thể tạo và chỉnh sửa các biểu đồ và sơ đồ dễ dàng và nhanh chóng. Công cụ này cũng cung cấp thư viện ký hiệu và các mẫu có sẵn để giúp người dùng tạo ra các biểu đồ phức tạp hơn. LucidChart cũng cho phép người dùng chia sẻ biểu đồ của mình với đồng nghiệp hoặc khách hàng bằng cách tạo liên kết hoặc tải xuống dưới dạng hình ảnh.

Tính năng nổi bật:

• Được tích hợp với nhiều công cụ quản lý dự án và thiết kế khác nhau.
• Cho phép tạo biểu đồ với nhiều mức độ phức tạp và kích thước khác nhau
• Hỗ trợ tích hợp với nhiều nền tảng và lưu trữ đám mây.

6.3 Pencil Project

Pencil Project là một phần mềm vẽ flowchart miễn phí và mở nguồn, được thiết kế cho nhiều nền tảng, bao gồm Windows, Linux và macOS. Với Pencil Project, người dùng có thể tạo các biểu đồ, sơ đồ và giao diện người dùng một cách dễ dàng và nhanh chóng. Phần mềm này cũng cung cấp nhiều loại hình dạng, mẫu và ký hiệu để giúp người dùng tạo ra các biểu đồ đẹp và chuyên nghiệp. Pencil Project cũng cho phép người dùng lưu và chia sẻ biểu đồ của mình dưới dạng hình ảnh hoặc tập tin PDF.

Tính năng nổi bật:

• Hỗ trợ nhiều loại biểu đồ khác nhau như UML, web, iOS, Android,…
• Tích hợp nhiều mẫu hình dạng và ký hiệu sẵn có để người dùng lựa chọn.
• Cho phép xuất biểu đồ ở nhiều định dạng khác nhau như HTML, PDF, PNG,…

Kết luận

Flowchart không chỉ là một công cụ hữu ích để minh họa quy trình. Nó còn là một phương tiện quan trọng để:

• Tối ưu hóa công việc
• Nâng cao hiệu suất trong doanh nghiệp.

Bằng cách sử dụng flowchart một cách linh hoạt và đúng đắn, doanh nghiệp có thể:

• Giảm thiểu rủi ro
• Tăng cường quản lý
• Đạt được mục tiêu kinh doanh một cách hiệu quả.