1. Ma trận quản lý thời gian Eisenhower là gì?

Ma trận Eisenhower hay còn gọi là ma trận ưu tiên của Eisenhower, là một công cụ hữu ích trong việc quản lý thời gian. Tên gọi này được đặt tên theo Tổng thống thứ 34 của Mỹ Dwight D. Eisenhower.

Nó sẽ giúp bạn phân phối thời gian, nhiệm vụ làm việc hợp lý dựa trên tiêu chí khẩn cấp và mức độ quan trọng của công việc đó.

Phương pháp Eisenhower được đặt tên theo Tổng thống thứ 34 của Mỹ Dwight D. Eisenhower. Ông đã đạt được nhiều thành công trong lĩnh vực quân sự, chính trị nhờ vào phương pháp này để quản lý công việc và sử dụng thời gian một cách thông minh.

2. Bản chất của ma trận quản lý thời gian Eisenhower

Thông thường, ma trận Eisenhower phân chia công việc thành 4 góc cơ bản sau đây:

• • Góc 1: Phải làm ngay lập tức.

 

• • Góc 2: Lên kế hoạch để làm.

 

• • Góc 3: Uỷ quyền.

 

• • Góc 4: Loại bỏ.

 

Và để có thể tiến hành phân chia nhiệm vụ vào 4 góc, người sử dụng thực hiện bằng cách phân loại công việc thành 4 cấp độ như sau: 

• • Cấp độ 1: Khẩn cấp và quan trọng là nhiệm vụ bạn phải làm ngay lập tức.

 

• • Cấp độ 2: Quan trọng, nhưng không khẩn cấp là nhiệm vụ bạn lên lịch để làm sau.

 

• • Cấp độ 3: Khẩn cấp, nhưng không quan trọng là nhiệm vụ bạn ủy quyền cho người khác làm.

 

• • Cấp độ 4: Không khẩn cấp cũng không quan trọng là nhiệm vụ mà bạn sẽ loại bỏ vì không cần thiết.

 

3. Phân biệt nhiệm vụ khẩn cấp và quan trọng

Dựa vào mức độ khẩn cấp và quan trọng, ma trận thời gian Eisenhower phân loại các nhiệm vụ thành một bảng 2×2 với hai trục chính quan trọng và khẩn cấp:

Tiêu chí	Nhiệm vụ quan trọng	Nhiệm vụ khẩn cấp
Khái niệm	Công việc mang tính lâu dài, hướng đến mục tiêu dài hạn	Công việc mang tính cấp bách, cần thực hiện ngay
Đặc điểm	Lập kế hoạch chu đáo cho nhiệm vụ để đạt hiệu quả cao	Không thể trì hoãn, kéo dài
Ví dụ	Lên kế hoạch chi tiết cho dự án dài hạn	Hoàn thành dự án với thời hạn cuối cùng vào phút chót

4. Cách áp dụng ma trận quản lý thời gian Eisenhower

Ma trận quản lý thời gian Eisenhower chia danh sách công việc thành 4 ô, mỗi ô sẽ đại diện một phân loại nhiệm vụ như nhiệm vụ làm trước, nhiệm vụ lên lịch, nhiệm vụ ủy thác và nhiệm vụ sẽ xóa.

Cấp độ 1: Quan trọng, khẩn cấp

Nhiệm vụ mang tính vừa khẩn cấp vừa quan trọng.

Cấp độ 2: Lên lịch

Nhiệm vụ không khẩn cấp nhưng vẫn quan trọng.

Cấp độ 4: Xóa

Nhiệm vụ không khẩn cấp, không quan trọng có thể có hoặc không.

5. Hướng dẫn sử dụng ma trận thời gian

Để đạt được hiệu quả, thành công khi sử dụng ma trận thời gian trong công việc, Dũng sẽ mách nhỏ cho bạn đọc ba bước sử dụng ma trận quản lý thời gian đỉnh cao sau đây:

Xác định các công việc mình cần làm

Lên kế hoạch, take note lại những công việc bản thân cần hoàn thành trong một ngày hoặc một tuần. Bạn có thể lựa chọn lên kế hoạch ngắn hạn hoặc dài hạn để đạt mục tiêu. Với cách làm này bạn sẽ có một cái nhìn tổng quát về những việc mình cần thực hiện tránh bỏ quên.

Ưu tiên các công việc khẩn cấp, quan trọng cần làm 

Sau khi xác định công việc cần làm, bạn nên đánh giá mức độ quan trọng và khẩn cấp của từng nhiệm vụ và phân loại chúng vào ô tương ứng trong ma trận quản lý thời gian Eisenhower:

 

• Cấp độ 1: Nhiệm vụ khẩn cấp, quan trọng.

 

 

• Cấp độ 2: Nhiệm vụ quan trọng nhưng không khẩn cấp.

 

 

• Cấp độ 3: Nhiệm vụ khẩn cấp nhưng không quan trọng.

 

 

• Cấp độ 4: Nhiệm vụ không quan trọng, không khẩn cấp.

 

Sắp xếp công việc theo thứ tự từng nhóm trong ma trận

Sau khi đã xác định và phân loại công việc theo mức độ quan trọng và khẩn cấp, bạn tiến hành sắp xếp chúng theo thứ tự từng nhóm trong ma trận Eisenhower:

 

• Cấp độ 1: Dành khoảng 10% – 15% thời gian để xử lý.

 

 

• Cấp độ 2: Dành khoảng 60% – 65% thời gian tập trung xử lý công việc.

 

 

• Cấp độ 3: Chỉ chiếm 10% – 15% thời gian xử lý.

 

 

• Cấp độ 4: Loại bỏ hoặc ủy quyền cho người khác làm.

 

6. Ví dụ về ma trận quản lý thời gian Eisenhower

Trong cuộc sống ngày nay, kỹ năng quản lý thời gian rất quan trọng vì nó phản ánh và quyết định mức độ thành công, hiệu quả của công việc. Dưới đây là hai ví dụ điển hình về ma trận quản lý thời gian Eisenhower. 

6.1. Quản lý công việc cá nhân

Ví dụ phương pháp quản lý thời gian Eisenhower trong công việc cá nhân.

Cấp độ 1: 

• • Hoàn thành báo cáo 

• • Chuẩn bị bài thuyết trình quan trọng cho cuộc họp.

Cấp độ 2: 

• • Lên lịch họp với đối tác

• • Kiểm tra tiến độ dự án nội dung mình phụ trách hàng ngày.

Cấp độ 3: 

• • Tạo nội dung bài viết trên mạng xã hội chi nhóm Marketing.

• •  Lên lịch đăng bài.

Cấp độ 4: 

• • Chăm sóc cây cảnh.

• • Lướt web

6.2. Quản lý công việc công ty

Ví dụ về ma trận Eisenhower được ứng dụng trong một bệnh viện thường xuyên tiếp nhận các trường hợp gặp tai nạn và cấp cứu nặng:

Cấp độ 1:

Ưu tiên những trường hợp bệnh nhân cấp cứu nghiêm trọng.

Cấp độ 2:

Những bệnh nhân bị các bệnh ở cấp độ nhẹ hơn có thể sắp xếp lịch hẹn và chờ đến lượt để vào khám sau.

Cấp độ 3:

Vì đã có quá nhiều các ca bệnh cần cấp cứu nên bệnh viên tiến hành ủy quyền cho các bệnh viện uy tín khác gần đây để tránh quá tải.

Cấp độ 4:

Trong lúc bệnh viện đang đông bệnh nhân cần cấp cứu, nhân viên dành thời gian giải lao và lướt mạng xã hội.

7. Các lưu ý khi dùng phương pháp Eisenhower

Để sử dụng phương pháp ma trận Eisenhower hiệu quả đạt được mục tiêu nhanh chóng bạn cần lưu ý một số điều sau:

– Tối ưu hóa công việc: Trước khi đưa công việc vào ma trận quản lý thời gian Eisenhower, bạn cần phải lược bỏ một số công việc không cần thiết để tối ưu hóa khối lượng nhiệm và đạt hiệu quả cao nhất.

– Phân biệt công việc quan trọng và khẩn cấp: Cần hiểu rõ đặc điểm, tính chất hai tiêu chí này để phân loại công việc vào nhóm phù hợp.

– Định hướng rõ mục đích thực hiện: Trước khi sử dụng ma trận cần xác định rõ mục tiêu công việc mình thực hiện để đạt hiệu quả.

– Điều chỉnh ma trận: Ma trận Eisenhower là một công cụ quản lý thời gian linh hoạt nên bạn có thể tự điều chỉnh và cập nhật công việc thường xuyên phù hợp với tình hình thực tế.

– Chế độ nghỉ ngơi hợp lý: Để đảm bảo hiệu quả công việc cũng như sức khỏe bản thân cần tập thói quen làm việc có chế độ nghỉ ngơi hợp lý tránh quá sức.

Tổng kết 

Trong cuộc sống ngày nay, quản lý thời gian tốt là một kỹ năng quan trọng quyết định quyền lực của lãnh đạo với thời gian. Vậy nên việc sử dụng ma trận Eisenhower là một cách hiệu quả để giúp bạn tối ưu hóa thời gian cũng như hoàn thành các nhiệm vụ đúng tiến độ.

Hy vọng qua bài viết Dũng chia sẻ ở trên, quý bạn đọc sẽ nắm rõ và ứng dụng thành công phương pháp này.