Phần lớn các chủ doanh nghiệp và manager đều gặp khó khăn trong việc xây dựng đội nhóm, đặc biệt là ở giai đoạn đầu tiên hay còn gọi là giai đoạn Startup. Họ không biết làm gì để đội nhóm có thể làm việc hiệu quả như mình mong đợi, mọi người gắn kết với nhau, mọi người biết làm gì và thể hiện được hết khả năng của họ. 

Các giai đoạn phát triển của một đội nhóm

Trước khi tìm hiểu về cách xây dựng đội nhóm hiệu quả thì bạn cần biết một đội nhóm – một team trải qua những giai đoạn nào. Cũng giống như đời sống của con người: sinh ra, trưởng thành, chín muồi và già đi, một team cũng có giai đoạn hình thành, phát triển, ổn định, giai đoạn đi xuống hay giai đoạn cần làm mới. Với vai trò của một người chủ doanh nghiệp hay một manager, một leader, bạn cần phải biết mình có vai trò ra sao trong từng giai đoạn đó. Thậm chí, đối với những leader không giỏi với việc thay đổi trong từng giai đoạn thì rất có thể chủ doanh nghiệp phải thay đổi leader để đảm bảo team được duy trì, phát triển một cách hiệu quả nhất. 

Đội nhóm có 4 giai đoạn phát triển:

• Giai đoạn Forming
• Giai đoạn Storming
• Giai đoạn Norming
• Giai đoạn Performing: Đây là giai đoạn các thành viên của team thể hiện được điểm mạnh của mình. Họ tin tưởng vào những thành viên khác và làm việc một cách hiệu quả nhất. Có thể xem đây là giai đoạn “thịnh” của đội nhóm.

Một đội nhóm có thể rơi vào các giai đoạn khác nhau tùy vào từng thời điểm khác nhau chứ không phải chỉ có bước tiến lên. 

Cách xây dựng đội nhóm trong từng giai đoạn

Giai đoạn Forming

Forming là giai đoạn mọi thứ bắt đầu được hình thành và chưa đi vào quy chuẩn. Tất cả mọi thành viên trong đội nhóm sẽ cảm thấy lo lắng với vị trí, vai trò mới của mình nhưng đều có sự hạnh phúc, phấn khích và chờ đợi cơ hội mới trong tương lai. Giai đoạn này có thể có sự xung đột nhưng nhỏ, về mặt quan điểm là chính vì các thành viên mới bắt đầu làm quen với nhau nên còn sự dè dặt. Đội ngũ khi nhìn về người lãnh đạo mang tính chấp nhận tạm thời. 

Trong giai đoạn Forming, chủ doanh nghiệp nên thực hiện những việc sau đây: 

• Làm rõ lý do mọi người có mặt ở đây (Purpose)
• Làm rõ tầm nhìn của đội ngũ (Vision): Chúng ta ở đây để đạt được điều gì?

Khi chúng ta làm rõ 2 vấn đề này, có thể sẽ có thành viên rời khỏi nhóm bởi họ có những kỳ vọng riêng. Họ có thể cảm thấy mục tiêu chung quá thấp hoặc quá cao đối với họ. Đây là điều hết sức bình thường. 

• Xác lập luật chơi cho mọi người theo hướng cả team cùng góp ý xây dựng. 
• Xác định trước những khó khăn đội ngũ có thể gặp phải khi đi tới mục tiêu và làm thế nào để vượt qua được những khó khăn đó. 

Người lãnh đạo trong giai đoạn này cần phải có một chút độc đoán. 

Giai đoạn Storming

Storming là giai đoạn xuất hiện sự hỗn loạn. Sự hỗn loạn này có thể xuất phát từ việc phân công công việc không rõ ràng, phối hợp giữa các thành viên kém, có sự hiểu lầm, hiềm khích, thiếu lòng tin với nhau. Từ đó khiến mâu thuẫn nội bộ dễ xảy ra và khiến cho mục tiêu ban đầu của team lệch khỏi đường ray. Rất nhiều đội nhóm thất bại ở giai đoạn này. 

Đôi khi giai đoạn này bắt đầu có sự tranh chấp, chia bè phái và có sự đấu tranh giữa các nhóm. Đây có thể xem là giai đoạn người lãnh đạo gặp phải nhiều áp lực nhất. Vậy chúng ta nên làm gì? 

• Phải chấp nhận đương đầu với xung đột. 
• Giải quyết xung đột theo hướng tích cực. Hãy lắng nghe, chia sẻ và có sự phân quyền xuống dưới nếu như team đủ lớn. 
• Gia tăng sự gắn kết của các thành viên thông qua các chương trình, hoạt động của công ty. 
• Đi tìm kiếm những chuẩn mực cho team.
• Có sự đánh giá đối với từng thành viên: kỹ năng, DISC – phong cách hành vi, Motivators… để xác định được điểm mạnh, điểm yếu của mọi người.

Người lãnh đạo cần rất cẩn trọng trong giai đoạn này. Người leader cần thể hiện sự thẳng thắn và mạnh mẽ trước những thành viên phản ứng mang tính tiêu cực, thậm chí có thể đưa ra quyết định loại bỏ nếu họ không thay đổi để bảo đảm team phát triển lành mạnh, hiệu quả nhất. 

Giai đoạn Norming

Đây là giai đoạn đội nhóm đã có sự chuẩn mực, công việc của các thành viên bắt đầu đi vào guồng nhất định. Đội nhóm đã có quy tắc riêng và làm quen với phong cách làm việc của leader. Các thành viên nỗ lực đi cùng với nhau. Đôi khi có sự xung đột xuất hiện nhưng xung đột mang tính xây dựng. Thành viên có sự tin tưởng vào leader, vào các thành viên khác và làm việc dựa theo các quy chuẩn, quy trình đã được thiết lập ở giai đoạn 2 và bắt đầu quen, thoải mái với nó. 

• Trong giai đoạn này, người chủ doanh nghiệp cần làm một số việc sau:
• Xây dựng tinh thần trách nhiệm của nhóm.
• Đánh giá hiệu quả làm việc của từng người dựa theo KPIs
• Thiết lập mục tiêu định kỳ cho từng cá nhân, từng bộ phận 
• Đào tạo năng lực lãnh đạo cho leader, team leader. 
• Lắng nghe nhiều hơn từ đội ngũ.
• Đứng phía sau để thúc đẩy, tạo động lực để đội ngũ đưa ra quyết định. 
• Biến những hoạt động thành game để thành viên tham gia 1 cách hiệu quả. 

Giai đoạn Performing

Là giai đoạn team gắn kết với nhau, có sự đồng thuận, hỗ trợ từ đội ngũ. Mỗi một thành viên thể hiện được cá tính, vai trò đặc biệt của họ đối với nhóm. Thậm chí 1 thành viên có thể trở thành người giỏi nhất về 1 lĩnh vực nào đó trong nhóm. Trong nhóm mọi người có sự cởi mở, thảo luận một cách vui vẻ để tìm ra hướng giải quyết. 

Trong giai đoạn này, người chủ doanh nghiệp nên:

• Lắng nghe một cách chủ động: tạo ra khung giờ, công cụ để nhân viên chia sẻ ý kiến cá nhân. 
• Chia sẻ quyền điều hành cho đội ngũ 
• Giải quyết xung đột một cách sáng tạo, uyển chuyển, dựa trên sự đồng thuận của mọi người 
• Theo dõi thành tựu của đội ngũ, nhìn vào khả năng của từng người để khai thác tối đa, giúp họ thay đổi, bứt phá mỗi ngày (nhiệm vụ này thuộc về leader).
• Duy trì thói quen giao tiếp tích cực với đội ngũ của mình. 
• Mô hình hóa, tự động hóa các hoạt động hàng ngày để giảm thiểu thời gian có mặt tại doanh nghiệp 

Hy vọng bài viết giúp anh chị có cái nhìn mới về việc quản lý đội nhóm, phát triển đội nhóm của mình trở thành một đội nhóm mạnh, làm việc có hiệu quả.