Môi trường làm việc là một trong những nhân tố quan trọng đóng góp vào việc tìm kiếm và giữ vững đội ngũ nhân sự hoàn hảo. Duy trì được một môi trường làm việc tốt không chỉ giúp cho doanh nghiệp ngày càng phát triển mà chủ doanh nghiệp cũng sẽ có nhiều thời gian tập trung vào việc xây dựng, mở rộng doanh nghiệp lớn mạnh hơn nữa. 

Tìm hiểu chung về môi trường làm việc

Con người rất kỳ lạ, họ sẽ đạt được những kết quả vượt trội nếu được phép. Một đội ngũ nhân sự sẽ hiệu quả hơn hẳn nếu doanh nghiệp tạo ra môi trường làm việc mà ở đó mọi người hỗ trợ lẫn nhau, tạo nên sức mạnh tổng hòa.

Môi trường làm việc là gì?

Nói một cách đơn giản, môi trường làm việc chính là những điều kiện vật chất và tinh thần xung quanh hoạt động vận hành của doanh nghiệp. Ví dụ về điều kiện vật chất như vật dụng văn phòng, thiết bị hỗ trợ, không gian làm việc… Điều kiện về tinh thần như: văn hóa doanh nghiệp, tinh thần làm việc…

Phân loại cấu trúc môi trường làm việc

Có 2 loại cấu trúc môi trường làm việc đó là phẳng và phân tầng.

• Môi trường làm việc có cơ cấu phẳng thường thấy ở những công ty nhỏ với số lượng nhân viên dưới 10. Ở những công ty này thường có ít hoặc thậm chí không có quản lý cấp trung. Việc trao đổi có thể trực tiếp từ giám đốc tới nhân viên. Điều này tạo ra sự thoải mái nhưng tất nhiên nó sẽ ảnh hưởng tới khả năng thăng tiến của đội ngũ.
• Môi trường làm việc có cơ cấu phân tầng thường gặp ở những công ty lớn, có nhiều năm hoạt động và đã xây dựng được một nguồn nhân lực dồi dào. Đối với loại môi trường này, năng suất lao động của nhân viên sẽ được quản lý chặt chẽ. Chính vì thế lộ trình thăng tiến cũng sẽ rõ ràng và có tiềm năng hơn rất nhiều.

Tầm quan trọng của môi trường làm việc trong doanh nghiệp

Dũng xin phép chia sẻ về vai trò của môi trường làm việc trong doanh nghiệp thông qua “Núi băng bản sắc”.

Bạn có thể nhìn vào “Núi băng bản sắc” và thấy rằng các phần Hành động, Hành vi, Quyết định là phần nổi trên mặt nước, tạm gọi là phần hữu hình. Đây là những phần được bộc lộ ra bên ngoài. Phần còn lại của tảng băng lớn hơn rất nhiều ẩn dưới mặt nước, tạm gọi là phần vô hình. Đó là phần Kỹ năng, Niềm tin, Giá trị và Bản sắc. Những phần hữu hình ảnh hưởng rất lớn tới phần hữu hình.

Và nhìn kỹ hơn, bạn có thể thấy tảng băng này trôi nổi trong một môi trường chứ không tồn tại trong hư vô. Môi trường này ảnh hưởng tới núi băng và ngược lại. Bạn biết đấy, nếu môi trường đó là đại dương ấm áp thì núi băng sẽ bắt đầu tan chảy. Nhưng nếu nước biển rất lạnh, núi băng sẽ càng đông cứng và tăng kích thước. Núi băng cũng ảnh hưởng tới môi trường nước biển quanh nó vì làm nhiệt độ hạ xuống.

Trong doanh nghiệp cũng thế. Môi trường làm việc sẽ ảnh hưởng tới đội ngũ nhân viên và đội ngũ nhân viên cũng là một phần tác động tới môi trường làm việc.

Môi trường làm việc tốt giúp cải thiện năng suất làm việc của nhân viên

Khi môi trường làm việc tốt, mỗi nhân viên sẽ cảm thấy có động lực để hoàn thành công việc của mình. Họ sẽ cảm thấy có nhiều cảm hứng hơn mỗi khi nhận nhiệm vụ. Họ cảm thấy vui vẻ, tự tin hơn khi luôn có đồng đội sát cánh, chia sẻ. Điều này cũng tác động tích cực đến sức khỏe và tinh thần làm việc của họ.

Tăng khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường

Đội ngũ nhân sự chính là lợi thế cạnh tranh quan trọng bậc nhất của doanh nghiệp. Bất kỳ doanh nghiệp nào cũng mong duy trì được một đội ngũ làm việc hiệu quả và gắn kết. Đó là lý do mà môi trường làm việc cần được chú trọng hơn bao giờ hết. Bởi thế hệ trẻ hiện nay, họ không chỉ quan tâm đến vấn đề lương, thưởng mà họ quan tâm hơn cả đó là môi trường mà họ đang gắn bó.

7 yếu tố đánh giá một môi trường làm việc là tốt

Hiện nay, không có một quy chuẩn cụ thể môi trường làm việc tốt là môi trường như thế nào. Nhưng thông thường nó sẽ được đánh giá dựa trên các yếu tố sau.

Cơ sở vật chất nơi làm việc

Môi trường làm việc cần phải đáp ứng đủ các nhu cầu làm việc của nhân viên. Một số vấn đề liên quan tới cơ sở vật chất có thể kể đến như: máy vi tính, máy in… Ngoài ra còn bao gồm cả không gian làm việc. Hiện nay, không gian làm việc mở thường được đánh giá cao khi tạo cho nhân viên tinh thần thoải mái, nâng cao được chất lượng làm việc.

Chế độ lương và thưởng

Tất nhiên khi đi làm ai cũng sẽ quan tâm tới lương, thưởng và các chế độ phúc lợi. Những tiêu chí này có thể dựa trên hiệu suất làm việc hoặc thái độ làm việc của nhân viên. Nó sẽ trở thành một đòn bẩy để giúp đội ngũ nhân sự làm việc tốt hơn, hiệu quả hơn.

Lộ trình thăng tiến trong công việc

Một môi trường làm việc lý tưởng chắc chắn sẽ là môi trường giúp nhân viên có thể phát triển. Một cá nhân không thể ngồi mãi một vị trí làm việc từ ngày này qua ngày khác. Họ cần có một career path (lộ trình thăng tiến) cụ thể. Doanh nghiệp sẽ xây dựng bảng lộ trình này. Nhân viên chỉ cần thực hiện đúng theo quy định để có thể đạt được vị trí mong muốn. Điều này cũng tạo cơ sở để đội ngũ nhân sự gắn bó lâu dài với công ty.

Mối quan hệ giữa cấp lãnh đạo và đội ngũ nhân viên

Đã qua rồi thời lãnh đạo tạo ra khoảng cách với nhân viên. Việc tạo sự gần gũi giữa ban lãnh đạo và nhân viên sẽ giúp đội ngũ nhân sự thấu hiểu được mục đích của công ty. Khi thấu hiểu, họ sẽ sẵn sàng cống hiến để hoàn thành được mục tiêu đề ra.

Mối quan hệ giữa đội ngũ nhân viên

Bên cạnh mối quan hệ giữa lãnh đạo và nhân viên thì quan hệ giữa nhân viên với nhân viên cũng là một phần quan trọng của môi trường làm việc tốt. Một đội ngũ thân thiện, sẵn sàng giúp đỡ, chia sẻ với nhau trong công việc. Một đội ngũ không “chia bè, chia phái”. Một đội ngũ không “ma mới bắt nạt ma cũ”. Môi trường này sẽ giúp nhân viên mới dễ hòa đồng và nhân viên cũ ngày càng muốn gắn bó lâu dài hơn.

Văn hóa giao tiếp

Giao tiếp là điều kiện tất yếu giúp cho một môi trường làm việc có thật sự lý tưởng hay không. Văn hóa giao tiếp đơn giản là việc chào hỏi nhau vào buổi sáng. Hay là nụ cười tươi mỗi lần gặp nhau trong thang máy. Hay một lời cảm ơn khi giúp đỡ nhau dù là trong công việc hay cuộc sống thường ngày.

Tinh thần làm việc nhóm cao

Bất kỳ một công việc nào cũng đòi hỏi tinh thần làm việc nhóm và sự kết nối các bộ phận với nhau. Môi trường làm việc tốt không thể nào chỉ là làm việc của mình mà không quan tâm việc người khác. Chúng ta sẽ hỗ trợ nhau khi cần thiết và chia sẻ với nhau khi khó khăn.

Cách để chỉnh đốn và xây dựng môi trường làm việc hiệu quả

1. Người lãnh đạo phải làm gương

Người lãnh đạo là người có ảnh hưởng lớn nhất tới doanh nghiệp. Người lãnh đạo sẽ ảnh hưởng trực tiếp tới thành viên đội ngũ, giúp họ thay đổi niềm tin về công việc.

Muốn môi trường làm việc trở nên lý tưởng hơn thì người lãnh đạo phải trở thành hình mẫu. Các nhân viên sẽ nhìn vào người chủ để biết học theo cái gì và không được làm gì.

Người chủ sẽ làm gương để đội ngũ thấy được rằng đây là nơi tuyệt vời để họ gắn bó và bỏ công sức. Từ đó, người chủ sẽ tác động tới tinh thần hăng hái và năng suất lao động của họ.

2. Trao trọng trách về công việc cho các thành viên đội ngũ

Người chủ doanh nghiệp không nên sợ trao trọng trách về công việc cho các thành viên đội ngũ. Hãy để đội ngũ tự điều hành nơi làm việc hoặc công việc theo cách họ thấy phù hợp. Tất nhiên là vẫn luôn phải ở trong ranh giới của người chủ doanh nghiệp. Hãy học cách buông tay và tin tưởng vào đội ngũ của mình. Đây là một trong những kỹ năng lãnh đạo vô cùng cần thiết của người chủ doanh nghiệp.

3. Môi trường làm việc tốt cần có sự khen thưởng dựa trên KPI

Khi đã trao trọng trách về công việc cho đội ngũ thì cầm có cơ chế khen thưởng. Khen thưởng vì những hành động và quyết định đúng đắn của họ. Hãy trao cơ hội cho họ. Doanh nghiệp hoàn toàn có thể áp dụng hệ thống khen thưởng dựa trên thành tích với Chỉ số Đo lường Hiệu quả công việc (Key Performance Indicators – KPI).

4. Xây dựng văn hóa doanh nghiệp

Những hành vi của các thành viên đội ngũ cũng sẽ tác động đến môi trường làm việc của họ. Như cách họ hành xử với nhau. Những điều này cần được đề cập đến trong Văn hóa doanh nghiệp của công ty. Khi đó, doanh nghiệp sẽ trở thành một nơi tích cực, hạnh phúc và đầy hứng thú, nơi mà mọi thành viên tận hưởng niềm vui.

Nhờ ra những quyết định như không nhân nhượng với chuyện ngồi lê đôi mách. Ngăn ngừa tình trạng kẻ mạnh bắt nạt kẻ yếu. Hay nhấn mạnh việc loại bỏ mọi thái độ phân biệt đối xử về chủng tộc, giới tính, tuổi tác hay thể chất. Môi trường làm việc của doanh nghiệp bạn sẽ trở thành nơi được mọi người nói đến và ước ao.

5. Đưa Tầm nhìn và Sứ mệnh của doanh nghiệp vào hoạt động thường ngày

Khi các nhân tố về đạo đức hay thái độ đã được đặt đúng chỗ để tạo ra môi trường làm việc chiến thắng thì doanh nghiệp cần làm thêm 1 việc nữa. Đó là một cái “van an toàn”. Chính là các giá trị được định ra trong Tuyên bố về Tầm nhìn và Sứ mệnh của doanh nghiệp.

6. Cải thiện môi trường vật lý của doanh nghiệp

Doanh nghiệp không nên lo tốn tiền khi cải thiện môi trường vật lý của doanh nghiệp. Vì thực sự nó không tiêu tốn quá nhiều chi phí. Một vài bông hoa ở khu vực tiếp tân hay dăm chậu cây cảnh đặt ở một vài vị trí. Nó sẽ tạo ra không khí khác hoàn toàn cho đội ngũ nhân viên.

Tất nhiên, nếu doanh nghiệp “xông xênh” hơn thì có thể làm một vài thứ hoành tráng hơn một chút. Ví dụ như sơn lại văn phòng, nhà xưởng, nâng cấp đồ nội thất. Hoặc thêm một chút tranh ảnh cũng sẽ giúp biến đổi môi trường làm việc của doanh nghiệp.

Đừng nghi ngờ gì về việc con người thực sự sẽ làm việc tốt hơn khi họ cảm thấy sảng khoái hơn.

7. Suy xét đến vấn đề phong thủy

Đây là một lĩnh vực rất chuyên sâu. Nó nói tới một hệ thống của người Trung Quốc nhằm tìm cách hài hòa mối quan hệ của chúng ta với môi trường làm việc hoặc ở nhà của chúng ta. Nghĩa đen của cụm từ này có nghĩa là “gió” và “nước”.

8. Trang bị thêm kiến thức cho đội ngũ nhân viên

Chúng ta mới chỉ nói về vấn đề tạo môi trường làm việc thoải mái hơn ở khía cạnh vật lý. Nhưng doanh nghiệp cũng có thể trang bị thêm kiến thức cho các thành viên, nhờ đó giúp họ yên tâm hơn trong công việc. Một số hình thức đào tạo liên tục để cải thiện kỹ năng có thể là một gợi ý không tồi.

Một doanh nghiệp chỉ phát triển khi đội ngũ của doanh nghiệp trưởng thành hơn. Vì thế, mỗi doanh nghiệp cần có kế hoạch cho một hệ thống đào tạo liên tục để đội ngũ đáp ứng được những kiến thức mới trong mọi thời điểm.

9. Quan tâm tới đội ngũ nhân viên

Một môi trường làm việc lý tưởng chính là nơi biết quan tâm đến những người cống hiến cho doanh nghiệp. Nơi cho đội ngũ nhân viên cảm thấy họ là một phần của đại gia đình.

Doanh nghiệp có thể xem xét một số điều sau:

• Tổ chức các buổi kỹ năng nhóm.
• Triển khai Câu lạc bộ xã hội
• Tổ chức chương trình đào tạo nhập môn tại chỗ cho những nhân viên mới gia nhập vào công ty.
• Xây dựng kế hoạch nghề nghiệp trong công ty.
• Tiến hành đào tạo quản lý thời gian.
• Xây dựng một giải pháp giải quyết bất đồng trong công ty.
• Xây dựng và công bố các Quy tắc của công ty – chúng sẽ giảm bớt nguy cơ mâu thuẫn nội bộ.
• Vận hành hệ thống giải quyết tình trạng nhàn rỗi công việc một cách công bằng và bình đẳng.
• Hoàn thiện hệ thống tuyển dụng nhất quán.
• Xây dựng các kế hoạch nhân sự dự phòng.
• Xây dựng hệ thống khen thưởng.
• Sử dụng các Phân tích hành vi, Nhân cách và Giao tiếp với mọi thành viên đội ngũ.
• Đặt mua các tập san giáo dục và tạp chí kinh doanh để mọi người đều có thể đọc. Các thành viên sẽ theo kịp với sự phát triển và cảm thấy được thông tin kịp thời.
• Đảm bảo tiến hành thường xuyên các chương trình đào tạo xây dựng và gắn kết đội ngũ.
• Tham khảo nội dung bài viết Xây dựng đội nhóm hiệu quả trong từng giai đoạn.

Lời kết

Đội ngũ có thể xây dựng hay phá hủy doanh nghiệp của bạn. Hãy xây dựng một môi trường làm việc thích đáng để giữ chân nhân sự, nâng cao thương hiệu. Đồng thời nuôi dưỡng đội ngũ bằng cách triển khai các phương án và kế hoạch nhân sự hiệu quả, có tầm nhìn xa. Chỉ có như vậy thì doanh nghiệp của bạn mới có thể phát triển bền vững và trường tồn.