Trong bất kỳ hoạt động kinh doanh nào, bán hàng luôn là một giai đoạn quan trọng. Nó thu hút lợi nhuận và đạt được mục tiêu kinh doanh. Do đó, các doanh nghiệp thường xây dựng một quy trình bán hàng cụ thể. Nó phù hợp với hoạt động bán hàng của mình. Bài viết sau đây sẽ cung cấp những thông tin về việc xây dựng quy trình bán hàng hiệu quả.

Kinh doanh là một lĩnh vực “hot” và là một lĩnh vực cạnh tranh khốc liệt, gay gắt nhất. Doanh nghiệp nên ứng dụng các sơ đồ, quy trình bán hàng một cách chuẩn và sáng tạo. Nó sẽ giúp ích rất nhiều cho việc tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường. Vậy quy trình bán hàng là gì? Làm thế nào để xây dựng một quy trình phù hợp? 

Quy trình bán hàng là gì?

Quy trình bán hàng là toàn bộ các bước cần thực hiện. Từ đó nhân viên bán hàng và đội ngũ của họ có thể hành động. Họ sẽ dịch chuyển khách hàng tiềm năng thành khách hàng cuối cùng. Quy trình này giúp đội ngũ bán hàng có thể:

• Lên kế hoạch cụ thể
• Sắp xếp
• Bố trí nhân sự phù hợp.

Từ đó tạo ra nhiều phương pháp bán hàng thành công và đạt hiệu quả cao nhất.

Một sơ đồ quy trình bán hàng thường có từ 5 đến 7 bước. Quy trình này thay đổi tùy thuộc vào ngành nghề và hình thức kinh doanh.

Lợi ích và vai trò của việc ứng dụng quy trình bán hàng

Xây dựng sơ đồ quy trình bán hàng cho doanh nghiệp sẽ mang lại rất nhiều lợi ích, cụ thể:

Doanh nghiệp sẽ mang lại định hướng rõ ràng cho nhân viên

Trong quy trình bán hàng, khi từng bước và giai đoạn đều đã được thiết kế và phân bổ công việc hợp lý. Nhân viên có thể dễ dàng nắm được họ sẽ phải làm gì trong từng giai đoạn. Nhờ vậy mà họ hạn chế những sai lầm không đáng có trong quá trình bán hàng. Đặc biệt hơn, quy trình sẽ mang lại lợi ích và vai trò cực kỳ to lớn. Đặc biệt trong quá trình làm việc của nhân viên mới. Quy trình bán hàng giúp họ dễ dàng tiếp cận với môi trường làm việc. Từ đó giảm thiểu những hạn chế trong quá trình xử lý đơn hàng của mình. 

Doanh nghiệp sẽ biết được mức độ bán hàng hiện tại của doanh nghiệp mình

Một sơ đồ bán hàng thật cụ thể, chi tiết sẽ rất hữu ích. Nó giúp doanh nghiệp xác định được sản phẩm của mình đang được bán ở mức độ nào. Từ đó, họ sẽ có được cái nhìn khái quát về quy trình và kết quả thu được. Cụ thể, nếu doanh nghiệp bạn kinh doanh với phương pháp bán hàng gượng ép. Thì sẽ khó có thể có được những khách hàng trung thành.

Vì vậy, cần xây dựng các phương pháp bán hàng phù hợp để tạo sự tin tưởng và tăng lòng trung thành. Cũng như mong muốn mua hàng thật tâm từ khách hàng. Đặc biệt hơn, khi khách hàng đã thực sự hài lòng về sản phẩm của doanh nghiệp. Điều đó sẽ tạo nên một hiệu ứng truyền miệng. Nó khiến khách hàng giới thiệu sản phẩm của doanh nghiệp cho những người họ quen biết. Từ đó, công việc kinh doanh bán hàng sẽ ngày càng phát triển. Tăng trưởng về mặt doanh thu, lợi nhuận và doanh tiếng thương hiệu.

Doanh nghiệp dễ dàng đề ra chiến lược phát triển mới và tối ưu hóa quy trình

Một sơ đồ, quy trình càng tỉ mỉ, chi tiết bao nhiêu thì sẽ dễ dàng vận hành hoạt động và triển khai đến từng phòng ban, nhân viên bấy nhiêu. Khi quy trình bán hàng đã được thống nhất rõ ràng, những nhân viên trong đội ngũ bán hàng và doanh nghiệp sẽ dễ dàng nhận thấy những khó khăn, thách thức, cũng như những cơ hội và lợi ích mà các bước trong quy trình mang lại. Theo đó, họ sẽ dễ dàng đề xuất và điều chỉnh một quy trình mới, hoặc bổ sung, chỉnh sửa để quy trình hoạt động đạt hiệu quả cao hơn trong tương lai.

Các hình thức trong quy trình bán hàng

Hiện nay, có nhiều hình thức bán hàng trong kinh doanh vận dụng quy trình bán hàng để dành lấy hiệu quả cao cho doanh nghiệp. Các hình thức kinh doanh phổ biến là: 

Quy trình bán hàng hình thức B2B

Bán hàng B2B ( Business To Business) là hình thức kinh doanh, buôn bán, trao đổi hoặc giao dịch giữa doanh nghiệp với doanh nghiệp. Theo đó, các doanh nghiệp sẽ cùng hợp tác với nhau với mục đích mang lại lợi ích và hiệu quả kinh doanh tối đa nhất cho doanh nghiệp mình.

Ưu điểm của quy trình bán hàng trong B2B:

• Thông qua quy trình bán hàng trong B2B, cả bên doanh nghiệp bán và mua sẽ có quá trình làm việc cùng nhau theo hướng chuyên nghiệp và bài bản hơn, qua đó giúp nâng cao hiệu quả và tỷ lệ mua hàng thành công cho doanh nghiệp.
• Bên người quản lý có thể dễ dàng theo dõi, giám sát hoạt động mua bán và có đánh giá tổng quan để phát triển hoặc đề xuất những giải pháp cải thiện quá trình làm việc của hai bên.
• Nhờ có quy trình bán hàng trong B2B mà các doanh nghiệp có thể tạo điều kiện cho doanh nghiệp mở rộng quy mô kinh doanh trong tương lai. 

Quy trình bán hàng hình thức B2C 

Bán hàng B2C truyền thống 

Bán hàng B2C (Business To Customer) là hình thức kinh doanh, bán hàng, trao đổi và giao dịch trực tiếp giữa doanh nghiệp với khách hàng. Đối với hình thức kinh doanh này, khách hàng có thể dễ dàng đến mua hàng trực tiếp tại các trung tâm thương mại, cửa hàng, showroom trưng bày. 

Bán hàng Online (B2C hiện đại)

Hình thức bán hàng online là một hình thức bán hàng B2C theo kiểu hiện đại, khi mà sự xuất hiện của nền thương mại điện tử đã thúc đẩy hình thức kinh doanh B2C giữa doanh nghiệp với khách hàng ngày càng trở nên dễ dàng và phổ biến hơn. Khi tiến hành việc mua hàng online, người mua sẽ không cần phải đến thẳng cửa hàng nhưng vẫn có khả năng tìm hiểu và sở hữu sản phẩm theo nhu cầu. 

Ưu điểm của bán hàng Online (B2C hiện đại):

• Khách hàng có thể dễ dàng tiếp cận sản phẩm phù hợp với nhu cầu thông qua các sàn thương mại điện tử. Đồng thời tiến hành mua hàng nhanh chóng với quy trình rõ ràng và chuyên nghiệp.
• Bên bán hàng cũng có thể dễ dàng trao đổi và cung cấp thông tin về sản phẩm cho khách hàng cần mua một cách dễ dàng và cụ thể nhất. 

Sơ đồ 7 bước trong quy trình bán hàng của doanh nghiệp

Trong quy trình hoạt động, tùy theo đặc trưng của sản phẩm, mô hình tổ chức kinh doanh và vị trí địa lý mà doanh nghiệp sẽ xây dựng cho mình những quy trình bán hàng riêng. Song, hầu hết các doanh nghiệp đều sẽ sử dụng mô hình chung 7 bước dưới đây: 

Bước 1: Xác định mục tiêu và tiến hành lập kế hoạch cụ thể

Khi lần đầu tiếp xúc với khách hàng tiềm năng, việc chuẩn bị đầy đủ các thông tin tổng quan và kế hoạch cần thiết là cực kỳ quan trọng và hữu ích cho doanh nghiệp. Trong quy trình bán hàng, doanh nghiệp cần chuẩn bị những thông tin sau:

• Mô tả chi tiết sản phẩm của doanh nghiệp: Muốn khách hàng chốt đơn sản phẩm, bản thân các nhân viên bán hàng cũng phải nắm rõ những thông tin cơ bản của sản phẩm như ưu, khuyết điểm và cả giá thành. Khi đó, nhân viên có thể tự tin tư vấn và giới thiệu sản phẩm cho khách hàng. 
• Nắm rõ được thông tin tổng quan của khách hàng: Bên cạnh việc tìm hiểu sản phẩm, thì việc tìm hiểu thông tin của khách hàng cũng cực kỳ quan trọng. Khi bạn nắm rõ những thông tin như họ tên, tuổi, nghề nghiệp, sở thích, nhu cầu và yêu cầu về sản phẩm, . .. để nắm vững tâm lý khách hàng và dễ dàng tư vấn mua sản phẩm.
• Lên kế hoạch bán hàng rõ ràng: Doanh nghiệp nên có có bảng kế hoạch chi tiết trong việc phân chia công việc cụ thể cho nhân viên để họ có thể dễ dàng tiếp nhận công việc và thực hiện công việc nhanh chóng, hiệu quả nhất. 

Bước 2: Liên hệ, kết nối với đối tượng khách hàng tiềm năng của doanh nghiệp

Ở bước thứ hai trong quy trình bán hàng, doanh nghiệp cần xác định được người mua và đối tượng khách hàng tiềm năng, mô tả chân dung của họ càng cụ thể và chi tiết càng tốt. Từ  đó, doanh nghiệp có thể dễ dàng kết nối với khách hàng tiềm năng của mình hơn.

Phân loại khách hàng và tìm ra tệp khách hàng tiềm năng phù hợp thường trải qua 4 giai đoạn: 

• Giai đoạn phân loại 1: Visitor – khách truy cập
• Giai đoạn phân loại 2: Lead – khách hàng tiềm năng
• Giai đoạn phân loại 3: Qualified Lead – khách hàng tiềm năng có chất lượng
• Giai đoạn phân loại 4: Customer – khách hàng.

Trải qua 4 giai đoạn, số lượng khách hàng sẽ giảm dần. Nhưng nhu cầu của họ sẽ ngày càng bộc lộ rõ ràng hơn. Theo đó, khả năng chốt đơn hàng sẽ cực kỳ cao. Nhưng lại tốn ít tài nguyên của doanh nghiệp. Vì khách đã trải qua quá trình sàng lọc kỹ càng.

Bước 3: Giới thiệu sản phẩm và tiếp cận đối tượng khách hàng tiềm năng

Trong quy trình bán hàng, bước thứ ba là bước quan trọng nhất có tác động trực tiếp đến quyết định mua hàng có khách hàng tiềm năng. Đây là lúc doanh nghiệp sẽ bắt đầu tư vấn và nói cho khách hàng biết sản phẩm của doanh nghiệp sẽ đáp ứng và thỏa mãn nhu cầu của khách hàng như thế nào. 

Đừng chỉ lo tập trung thể hiện những ưu điểm của sản phẩm, mà khách hàng cần hơn nữa là sự tôn trọng, thấu hiểu và thỏa mãn nhất các nhu cầu của họ khi lựa chọn mua sản phẩm hoặc dịch vị. Ngoài ra, cách tiếp cận khách hàng (có thể thông qua gọi điện, gửi email, gặp gỡ trực tiếp,…) cũng nên được doanh nghiệp chú trọng nhằm đạt được hiệu quả cao hơn khi kết nối và thấu hiểu khách hàng.

Bước 4: Doanh nghiệp giới thiệu với khách hàng về sản phẩm và dịch vụ

 Sau khi trải qua bước kết nối và tiếp cận với đối tượng khách hàng tiềm năng, doanh nghiệp sẽ bắt đầu cung cấp những thông tin chi tiết về sản phẩm mà mình cung cấp. Trong quá trình trao đổi với khách hàng, doanh nghiệp nên ghi nhớ một thông điệp cực kỳ quan trọng, đó là: Bán thứ mà khách hàng cần chứ không chỉ bán thứ mà doanh nghiệp đang có.

Bước 5: Doanh nghiệp tư vấn, giải đáp thắc mắc, báo giá và thuyết phục mua hàng

Sau khi đã kết nối được với khách hàng và cung cấp cho họ những thông tin chi tiết, đầy đủ về sản phẩm, tiếp theo nhân viên bán hàng sẽ tiến hành giải đáp các thắc mắc, tư vấn cho họ những thông tin mà khách hàng cần cung cấp có liên quan đến sản phẩm. Sau đó, bước khó khăn nhất trình và gửi báo giá sản phẩm cho khách hàng và bắt đầu thuyết phục họ mua hàng. 

Ở giai đoạn này, nhân viên bán hàng cần có khả năng thuyết trình tốt, thấu hiểu được tâm lý khách hàng, từ đó có cách truyền tải những thông tin chạm đến nhu cầu và thuyết phục họ mua hàng. 

Bước 6: Tiến hành chốt đơn hàng với khách hàng

Sau khi đã tiến hành chốt đơn thành công. Nhân viên có thể áp dụng một số thủ thuật để kích thích khách hàng mua thêm cách dịch vụ bổ sung khác phiên bản cao cấp hơn của sản phẩm. Ngoài ra, nhân viên cũng có thể sử dụng sử dụng một số ưu đãi. Ví dụ như:

• Phiếu giảm giá
• Thẻ dùng sản phẩm miễn phí.

Nhằm gây sự chú ý cho khách hàng và khuyến khích họ mua hàng vào lần sau. 

Bước 7: Doanh nghiệp chăm sóc và duy trì mối quan hệ với khách hàng

Giai đoạn này là giai đoạn tiếp nối và duy trì sự liên hệ giữa người bán và người mua. Bên bán là doanh nghiệp sẽ giúp khách hàng của mình thỏa mãn nhu cầu sử dụng, củng cố niềm tin của khách hàng và tạo tiền đề thúc đẩy những thị trường mới. Trong giai đoạn này, mục tiêu chính không phải là để bán được sản phẩm, mà là duy trì những một liên hệ đã có sẵn để tìm kiếm những khách hàng trung thành và nhưng khách hàng tiềm năng mới.

Làm thế nào để xây dựng quy trình bán hàng hiệu quả?

Doanh nghiệp cần xác định được mục tiêu cuối cùng cần đạt

Để xây dựng một quy trình bán hàng tốt, doanh nghiệp cần phải xác định đích đến của họ – hoặc mục tiêu mà họ mong muốn cuối cùng là như thế nào. Việc xây dựng một  sơ đồ quy trình bán hàng có liên quan khá nhiều trong công tác lập kế hoạch đối với từng đội ngũ bán hàng trong doanh nghiệp. Các mục tiêu được đặt ra cần phải đảm bảo xuyên suốt, khả thi và dễ dàng thực hiện, triển khai cho đội ngũ nhân viên bán hàng của doanh nghiệp.

Sơ đồ có sự liên kết, hỗ trợ nhau giữa các phòng ban

Nếu team bán hàng hoạt động một mình đơn lẻ thì rõ ràng họ không thể hoàn thành được mục tiêu cuối cùng mà doanh nghiệp đã đề ra. Thay vào đó, trong quy trình phải có sự phối hợp, trợ giúp của những phòng ban, team khác như Team tiếp thị Marketing, chăm sóc khách hàng, công nghệ thông tin,…

Ngoài ra, doanh nghiệp nên có sự tập hợp giữa đội ngũ nhân viên bán hàng và quản lý của các phòng ban có liên quan để chia sẻ những kiến thức, phân tích về thị trường và cùng đề xuất những chiến lược mới phù hợp. Tất cả những điều này sẽ có ảnh hưởng không nhỏ đến doanh số, lợi nhuận bán hàng và tạo dựng thương hiệu tốt hơn với khách hàng.

Kiểm tra, đo lường hiệu quả và hoàn thiện những thay đổi

Chỉ khi doanh nghiệp tiến hành kiểm tra, đánh giá và đo lường thì doanh nghiệp mới biết liệu quá trình thực hiện quy trình có thành công và có c thực hiện đúng với mục đích ban đầu đã đề ra hay không.

Cụ thể hơn, doanh nghiệp sẽ tiến hành đánh giá tính phù hợp của mỗi hoạt động và giai đoạn trong quy trình. Cũng như xem xét kỹ những phản hồi, kết quả của thị trường qua các thời kỳ. Theo đó, khi thực hiện quy trình với một mục đích mới. Doanh nghiệp sẽ dễ dàng điều chỉnh những thiếu sót. Cũng như cải thiện chúng khi vận hành lần tiếp theo. 

Một số sai lầm trong quá trình xây dựng quy trình bán hàng

Doanh nghiệp chỉ thực hiện một hình thức bán hàng duy nhất

Trong thời đại công nghệ số phát triển. Nhưng nhiều cửa hàng vẫn chỉ áp dụng các hình thức kinh doanh theo kiểu truyền thống. Do đó, kết quả kinh doanh có thể không đạt hiệu quả cao do không phù hợp với thời đại. 

Để quy trình bán hàng có thể đạt hiệu quả cao hơn. Bạn cần áp dụng nhiều mô hình và phương pháp kinh doanh. Ví dụ như kinh doanh online hoặc các sàn thương mại điện tử. Tùy theo tính chất của sản phẩm mà doanh nghiệp đang kinh doanh. Doanh nghiệp có thể kết hợp nhiều hình thức bán hàng phù hợp. 

Không tiến hành đánh giá, đo lường và hoàn thiện quy trình

Ứng với mỗi một mục tiêu kinh doanh mà doanh nghiệp cần tiến hàng điều chỉnh sao cho phù hợp và tối ưu nhất. Khi tiến hành đánh giá đo lượng, doanh nghiệp sẽ nhận ra những khâu chưa hoàn thiện trong quy trình, từ đó tiến hành đề xuất cải thiện và thực hiện chỉnh chu hơn trong những quy trình tiếp theo, hạn chế tình trạng bỏ lỡ những đơn hàng đáng tiếc.

 Lời kết

Trên đây là quy trình 7 bước bán hàng. Chúng hỗ trợ doanh nghiệp kinh doanh:

• Đạt hiệu quả cao
• Gia tăng doanh số bán hàng
• Tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường.

Quy trình sẽ được điều chỉnh cho phù hợp tùy theo:

• Từng khu vực
• Đặc trưng của sản phẩm
• Mục đích hoạt động mà doanh nghiệp.

Dũng hy vọng các thông tin thực sự bổ ích. Doanh nghiệp của bạn sẽ có một quy trình bán hàng hoàn chỉnh, chuyên nghiệp. Chúc bạn đạt được hiệu quả kinh doanh cao nhất.