1. Định nghĩa về dự án và cách xác định quy mô dự án

Định nghĩa về dự án

Dự án là một tập hợp các hoạt động có liên quan đến nhau. Nó được thực hiện trong một khoảng thời gian nhất định. Với những nguồn lực đã được giới hạn. Nhất là nguồn tài chính có giới hạn để đạt được những mục tiêu cụ thể, làm thỏa mãn nhu cầu của đối tượng mà dự án hướng đến.

Cách xác định quy mô dự án

Điều đầu tiên trước khi bắt tay xây dựng kế hoạch và lựa chọn phương án quản lý phù hợp đó là xác định quy mô dự án. Quy mô dự án sẽ ảnh hưởng đến khó khăn và trở ngại trong việc đạt được mục tiêu của dự án. Dưới đây là bảng thống kê giúp bạn xác định được quy mô của một dự án.

2. Phương pháp quản lý Watefall – mô hình thác nước

Nhắc đến phương pháp quản lý dự án Waterfall. Bạn có thể liên tưởng đến quá trình vận hành giống như một thác nước. Do đó, các nhóm sẽ xác định mục tiêu dự án và phân công đầu việc cụ thể. Ngoài ra, mỗi bộ phận nhỏ cần có trách nhiệm như một phần của dự án theo quy trình tuần tự và liên tiếp nhau.

2.1 Ưu điểm

Phương pháp quản lý dự án Waterfall có những ưu điểm như sau:

• • Waterfall là sự lựa chọn không thể hoàn hảo hơn dành cho những dự án đã được lên kế hoạch đầy đủ, cụ thể.

• • Phương pháp quản lý Waterfall rất dễ áp dụng.

• • Với quy trình làm việc được phân bổ rõ ràng. Các nhà quản trị khi áp dụng phương pháp Waterfall sẽ dễ dàng phân bổ chi phí.

• • Các dự án nhỏ không gặp nhiều phát sinh trong quá trình triển khai sẽ phát huy được hết tác dụng nếu nhà quản trị sử dụng Waterfall.

• • Nguyên tắc đảm bảo tính thành công của Waterfall là các mục tiêu và kế hoạch đã được nhà quản trị xác định cụ thể.

 

2.2 Nhược điểm

Phương pháp Waterfall vẫn còn những nhược điểm:

• • Độ thích ứng thấp: Waterfall chỉ cho phép bạn thực hiện theo những kế hoạch đã đặt ra từ trước.

• • Bỏ qua phản hồi, ý kiến của người dùng ở những bước sau: Nguyên tắc hoạt động của phương pháp Waterfall là tuân theo trình tự. Bởi vậy, các nhà quản lý sẽ gặp khúc mắc khi muốn thay đổi dự án phù hợp với nhu cầu của khách hàng theo từng thời điểm.

• • Thử nghiệm sau khi kết thúc quá trình thực hiện: Nếu dự án được đánh giá không hiệu quả, doanh nghiệp sẽ phải làm lại từ đầu.

 

2.3 Waterfall phù hợp với dự án nào?

Phương pháp Waterfall sẽ phát huy được hiệu quả. Khi việc quản lý sản xuất tạo ra sản phẩm được tuân theo các đơn đặt hàng chính xác. Ngoài ra, phương pháp này còn rất thích hợp để áp dụng trong các dự án có thời gian thực hiện chặt chẽ đã được kiểm nghiệm, tiến hành nhiều lần.

• • Waterfall phù hợp với những dự án có nhóm phụ trách dồi dào kinh nghiệm và chuyên môn cao.

• • Phương pháp được khuyến nghị sử dụng đối với những dự án mà khách hàng có yêu cầu cụ thể và ít thay đổi.

• • Các nhà quản trị cần nắm bắt được xu hướng phát triển của các phương tiện kỹ thuật số.

 

3. Phương pháp quản trị Lean – Quản trị tinh gọn

Lean là mô hình quản lý dự án được doanh nghiệp áp dụng với mục đích tạo ra giá trị cho khách hàng. Đồng thời loại bỏ những bước thừa trong quá trình vận hành. Phương pháp cải tiến liên tục này giúp doanh nghiệp tối ưu hóa thời gian và khả năng sử dụng các nguồn lực có sẵn

3.1 Ưu điểm

Các thế mạnh có thể kể tới của phương pháp Lean:

• • Tăng năng suất và đảm bảo sự linh hoạt cho quá trình vận hành: Doanh nghiệp sử dụng Lean có thể hoạt động năng suất cao nhất, đáp ứng nhanh nhu cầu của khách hàng.

• • Tránh sự lãng phí và giảm chi phí tồn kho: Lean giúp các nhà quản lý tối ưu thời gian thừa, sản phẩm lỗi, giảm thiểu tương đối chi phí thuê nhà kho và nhân công quản lý.

• • Cải thiện chất lượng của sản phẩm: Với mô hình vận hành Work cell, các sản phẩm trước khi hoàn thiện sẽ được công nhân kiểm tra lỗi kỹ càng ở từng bước một.

• • Khích lệ tinh thần của nhân viên và khách hàng: Điểm đặc biệt ở phương pháp Lean đó là nhân viên được trực tiếp tham gia vào quá trình đóng góp và phát triển sản phẩm. Khách hàng cũng được hưởng dịch vụ chăm sóc tốt hơn, trực tiếp trải nghiệm và phản hồi về chất lượng sản phẩm.

 

3.2 Nhược điểm

Bên cạnh những ưu điểm kể trên, phương pháp Lean còn gặp phải các hạn chế sau:

• • Vấn đề cung ứng: Do số lượng hàng tồn kho ít, Lean sẽ bị phụ thuộc rất nhiều vào các nhà cung ứng. Bởi vậy, doanh nghiệp sẽ gặp rủi ro về vấn đề cung ứng thường xuyên xảy ra.

• • Chi phí vận hành cao: Phương pháp Lean không chấp nhận hệ thống máy móc đã bị cũ. Do đó, nhà quản trị sẽ phải bố trí lại mọi thứ gây ra tốn kém chi phí cho doanh nghiệp.

• • Khó lấy được sự đồng lòng của toàn thể nhân viên: Có nhiều nhân viên sẽ cảm thấy khó thích ứng với phương pháp làm việc Lean. Từ đó, tiến độ làm việc của doanh nghiệp có thể bị ảnh hưởng.

• • Sự không hài lòng từ khách hàng: Phương pháp Lean dễ gặp nhiều rủi ro và làm gián đoạn chuỗi cung ứng. Do đó, khách hàng thường sẽ không hài lòng về vấn đề này.

 

3.3 Lean phù hợp với dự án nào

 Doanh nghiệp sẽ cần đến các phương pháp quản lý dự án LEAN trong các trường hợp sau:

• • Hàng tồn kho được tích lũy với mức dự trữ bình ổn.

• • Sản phẩm đang trong quá trình sản xuất nhưng bị tồn kho

• • Chất lượng và dòng chảy thông tin kém.

• • Các mục tiêu sản xuất hiếm khi có thể đạt được.

• • Có nhiều chi phí phát sinh trong quá trình sản xuất.

• • Dịch vụ chăm sóc khách hàng không tốt.

• • Dự đoán doanh thu chênh lệch nhiều.

 

4. Phương pháp quản lý dự án Agile

Một trong những phương pháp quản lý dự án phổ biến nhất phải kể tới thời điểm hiện tại chính là Agile. Đây là phương pháp quản lý dựa theo nguyên tắc phân đoạn vòng lặp và tăng trưởng. Do đó, Agile được rất nhiều nhà quản trị ưa thích bởi sự linh hoạt và khả năng ứng dụng trong các quy trình phát triển sản phẩm khác nhau.

4.1 Ưu điểm

Dưới đây là 5 ưu điểm nổi bật các phương pháp quản lý dự án Agile:

• • Thay đổi linh hoạt: Những dự án áp dụng phương pháp quản lý Agile thường được chia thành nhiều giai đoạn nhỏ khác nhau và các đầu việc không bị phụ thuộc vào nhau. Bởi vậy, nhà quản trị có thể dễ dàng thay đổi, sắp xếp lại các giai đoạn công việc sao cho phù hợp với tình hình của dự án.

• • Doanh nghiệp không cần nắm bắt rõ thông tin ngay tại thời điểm bắt đầu: Trong quá trình xây dựng và phát triển. Bạn hãy lựa chọn sử dụng Agile nếu nhiều doanh nghiệp cảm thấy khó khăn khi phải đưa ra một mục đích cuối cùng cụ thể ngay tại thời điểm bắt đầu.

• • Quá trình bàn giao nhanh gọn hơn so với khi áp dụng các phương pháp quản lý dự án khác.

• • Phản hồi của khách hàng và người sử dụng là yếu tố quan trọng hàng đầu: Khách hàng và người sử dụng sẽ trực tiếp tham gia vào quá trình trải nghiệm. Họ sẽ đánh giá và cải thiện sản phẩm.

• • Cải tiến liên tục: Mọi sản phẩm khi được phản hồi đều sẽ được tiến hành kiểm tra lại.

 

4.2 Nhược điểm

Bên cạnh những ưu điểm kể trên, phương pháp Agile vẫn còn tồn tại một số hạn chế:

• • Khó xây dựng kế hoạch: Các dự án áp dụng các phương pháp quản lý dự án Agile thường được chia nhỏ thành nhiều giai đoạn. Chính vì vậy, nhà quản trị rất khó xác định được thời gian bàn giao sản phẩm.

• • Yêu cầu phải được hướng dẫn và đào tạo chi tiết: Đây là một phương pháp tương đối phức tạp nên nhà quản trị trước khi muốn áp dụng cần phải được đào tạo và hướng dẫn kỹ lưỡng.

• • Tài liệu hướng dẫn còn hạn chế: Do đặc tính thường xuyên thay đổi, bạn sẽ rất khó khăn khi tìm những tài liệu hướng dẫn đầy đủ về phương pháp Agile.

• • Sự hợp tác là yếu tố bắt buộc: Phương pháp Agile yêu cầu người sử dụng phải có sự tương tác cao để đảm bảo tính hiệu quả khi sử dụng.

• • Chi phí tương đối lớn: Chi phí trung bình cho một dự án thực hiện theo phương pháp Agile thường rất cao.

 

4.3 Agile phù hợp với các dự án nào?

Mặc dù Agile có sự đóng góp nhiều đối với sự thay đổi trong cách thức quản lý, làm việc, tổ chức vận hành ở nhiều ngành nghề khác nhau. Tuy nhiên, Agile chỉ thực sự phù hợp với những dự án cần sự linh hoạt cao hoặc không có mục tiêu cuối cùng. Do đó, doanh nghiệp đạt được hiệu quả cao nhất khi áp dụng phương pháp Agile, nhà quản trị cần tuân theo 3 điều kiện sau: 

• • Tổ chức phải có sự kết nối chặt chẽ giữa các thành viên, đảm bảo tốt tiêu chí làm việc nhóm tốt.

• • Tính tự chủ cần luôn được bảo đảm xuyên suốt dự án.

• • Bằng các nhóm hoạt động liên chức năng cho nên công việc sẽ được module hóa. Đặc biệt, các bộ phận cần chú trọng lấy khách hàng là thước đo trung tâm. Qua đó, Agile cần người lãnh đạo và các cá nhân tập trung phấn đấu, làm việc với tốc độ và chất lượng cao.

 

5. Phương pháp quản lý dự án CRUM – Nước rút

Phương pháp quản lý dự án Scrum có vai trò hỗ trợ các doanh nghiệp chia nhỏ nhiệm vụ. Do đó, khi sử dụng Scrum, nhà quản trị sẽ dễ dàng theo dõi và đánh giá công việc hơn. Thông thường, doanh nghiệp áp dụng phương pháp quản lý Scrum thường sẽ phân chia công việc cho một nhóm liên chức năng theo khung thời gian cố định.

5.1 Ưu điểm

Scrum là hệ thống quản lý dự án có nhiều ưu điểm vượt trội như:

• • Với Scrum, dự án lớn sẽ được chia thành các bộ phận nhỏ, ít đầu việc và dễ kiểm soát hơn. Do đó, các thành viên trong nhóm sẽ nắm rõ hơn về nhiệm vụ được bàn giao.

• • Scrum đảm bảo tính minh bạch của các giai đoạn trong dự án, hỗ trợ nhà quản trị sử dụng thời gian, ngân sách và quản lý kế hoạch tốt hơn.

• • Scrum cho phép doanh nghiệp thay đổi linh hoạt trong trường hợp khách hàng muốn phát triển hay đổi mới sản phẩm.

• • Các cuộc họp được tổ chức hàng ngày giúp các nhà quản trị giải quyết được rủi ro tận gốc.

 

5.2 Nhược điểm

Tuy nhiên, các phương pháp quản lý dự án của Scrum còn tồn tại nhiều điểm yếu như:

• • Để có thể thực hiện đúng phương pháp Scrum, nhân viên phải đáp ứng yêu cầu có năng lực, tận tâm và chủ động trong công việc.

• • Scrum chỉ dùng được cho các nhóm dễ quản lý.

• • Các buổi họp xuất hiện quá nhiều, cho nên Scrum dễ khiến các thành viên trong nhóm trở nên mệt mỏi và áp lực.

• • Đối với các dự án có giới hạn, nhà quản trị không thể áp dụng được phương pháp Scrum.

 

5.3 SCRUM phù hợp với dự án nào

Phương pháp quản lý dự án Scrum thường được các nhà quản lý hoặc trưởng nhóm sử dụng. Do đó, nhà lãnh đạo sẽ thông qua Scrum để tạo động lực làm việc tích cực cho nhân viên. Ngoài ra, các doanh nghiệp chưa xác định rõ ràng mục tiêu cuối cùng cũng thường rất ưa chuộng phương pháp này.

6. Phương pháp quản lý rủi ro (Risk Management)

Phương pháp quản lý dự án Risk Management bao gồm ba quy trình chính là nhận diện, đo lường rủi ro và các biện pháp giải quyết. Hiện nay, có rất nhiều doanh nghiệp ưa chuộng sử dụng Risk Management để tránh xảy ra các rủi ro không đáng có trong quá trình hoạt động.

6.1 Ưu điểm

Phương pháp Risk Management mang tới hai ưu điểm chính như sau:

• • Các nhà quản trị sẽ được cung cấp đầy đủ thông tin về rủi ro và các biện pháp xử lý trong công việc.

• • Mọi tổn thất do rủi ro gây ra trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp sẽ được Risk Management giảm thiểu tương đối

 

6.2 Nhược điểm

Giống như các phương pháp quản lý dự án khác, Risk Management vẫn còn tồn tại các hạn chế như:

• • Doanh nghiệp không thể kiểm soát được tất cả các rủi ro phát sinh.

• • Khó có thể hạn chế được tuyệt đối ảnh hưởng của các rủi ro.

 

6.3 Risk Management phù hợp với dự án nào

Risk Management có thể được tối uy hóa khi nhà quản trị áp dụng trong những dự án xây dựng. Tuy nhiên, Risk Management vẫn có thể áp dụng với các tổ chức thuộc lĩnh vực khác. Nếu doanh nghiệp đang vướng phải những khủng hoảng rủi ro, bạn hãy lựa chọn Risk Management để kiểm soát và vận hành công việc trơn tru hơn.

7. Phương pháp quản lý dự án Six Sigma

Six Sigma là hệ thống phương pháp tập trung vào cải tiến quy trình làm việc của doanh nghiệp. Với mục tiêu Six Sigma đem lại nhằm ngăn chặn lỗi, tạo sự ổn định trong quá trình vận hành, sản xuất hay hoạt động. Đặc biệt, các phương pháp quản lý dự án này còn đem tới một làn gió mới trong công cuộc khắc phục các lỗi phát sinh.

7.1 Ưu điểm

Dưới đây là 6 ưu điểm nổi trội của phương pháp Six Sigma như sau:

• • Giảm thiểu sự lãng phí.

• • Hạn chế lỗi về chi phí sửa hàng: Bằng cách cải tiến quy trình sản xuất và chất lượng sản phẩm. Six Sigma hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí.

• • Six Sigma xây dựng cho doanh nghiệp một hệ thống quản lý ổn định.

• • • Six Sigma giúp doanh nghiệp xây dựng và phát triển nguồn lực, thu hút nhân tài trẻ. Từ đó, doanh nghiệp sẽ đem tới những dịch vụ, sản phẩm chất lượng cao. Qua đó làm gia tăng sự hài lòng của khách hàng.

 

7.2 Nhược điểm

Ngoài ưu điểm nổi bật nhằm giảm thiểu chi phí quản lý doanh nghiệp. Six Sigma còn tồn tại nhiều nhược điểm chưa thể khắc phục như:

• • Phương châm tập trung vào nâng cao chất lượng sản phẩm. Các doanh nghiệp áp dụng phương pháp Six Sigma thường tốn khá nhiều chi phí đầu tư máy móc, thiết bị sản xuất mới.

• • Do phải mất khá nhiều thời gian và chi phí chuẩn bị, Six Sigma không phù hợp với những dự án nhỏ, đầu tư ít.

• • Phương pháp Six Sigma hạn chế sự sáng tạo, đột phá.

• • Để có thể sử dụng Six Sigma, nhân công cần được yêu cầu có trình độ cao.

• • Six Sigma thường gặp rào cản về thời gian.

 

7.3 Six Sigma phù hợp với dự án nào

Với những ưu nhược điểm kể trên. Các phương pháp quản lý dự án Six Sigma chỉ nên được áp dụng với những đối tượng nằm trong nhóm:

• • Dự án đã có sự thống nhất, ít có sự thay đổi hay xung đột trong quá trình làm việc.

• • Dự án tập trung vào quy trình.

• • Dự án đang cần tái cấu trúc hoạt động, cần hỗ trợ trong việc phân bổ nguồn lực.

• • Nhân viên của dự án có tay nghề cao.

 

8. Phương pháp quản lý Kanban – Bảng và thẻ

Nếu doanh nghiệp cần một hệ thống quản lý dự án trình bày dưới dạng bảng giúp nhà quản trị dễ dàng xem được từng nhiệm vụ cụ thể trong quá trình làm việc. Hãy lựa chọn phương án Kanban! Mỗi một giai đoạn của dự án sẽ được xuất hiện dưới một cột của bảng Kanban.

8.1 Ưu điểm

Hệ thống quản lý dự án Kanban bao gồm các ưu điểm như sau:

• • Nhiệm vụ của mọi người được phân chia rõ ràng, đảm bảo được tính công bằng giữa các nhân viên.

• • Đảm nhiệm công việc quản lý hàng tồn kho bằng hệ thống đã được thiết lập sẵn, Kanban giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí thuê ngoài.

• • Bảng nhiệm vụ được hoạch định sẵn, do đó, những vướng mắc trong công việc cũng được Kanban tối thiểu hóa.

• • Hệ thống Kanban phản ứng nhanh và dễ sử dụng.

• • Các nhóm phân công trong Kanban sẽ chỉ tập trung vào công việc được phân, từ đó giúp nhân viên nâng cao hiệu quả làm việc.

 

8.2 Nhược điểm

Ngoài những ưu điểm vợt trội đã được nêu, phương pháp Kanban còn tồn tại những nhược điểm sau:

• • Kanban chỉ cam kết hoàn thành những mục tiêu nhỏ trước mắt.

• • Bảng Kanban chỉ có tính năng cập nhật trạng thái công việc, tuy nhiên phương pháp này lại không thể xác định thời gian cụ thể. Vì thế, các doanh nghiệp khó thể kiểm soát tiến độ công việc.

• • Bảng cần được cập nhập thường xuyên, liên tục các đầu mục việc.

• • Nếu dự án tồn tại quá nhiều nhiệm vụ liên quan với nhau trong cùng một hệ thống, thì bảng Kanban sẽ khó có thể áp dụng được.

• • Trong trường hợp kết quả công việc không đạt được như mong muốn, vì vậy quá trình rà soát và làm lại sẽ tốn rất nhiều thời gian.

 

8.3 Kanban phù hợp với dự án nào

Bảng Kanban được áp dụng trong rất nhiều lĩnh vực bởi tính rõ ràng và linh hoạt. Tuy nhiên, để đạt được hiệu quả cao nhất. Hãy lựa chọn phương pháp này. Nếu dự án của bạn nằm trong những mục dưới đây:

• • Dự án cần sự linh hoạt, cần sự chỉnh sửa các công việc ngay trong quá trình làm.

• • Dự án cần có quy trình làm việc không ngắt quãng, không bị áp lực về mặt thời gian.

• • Nhóm được phân công sử dụng Kanban có thể báo cáo kết quả bất cứ mọi lúc. Nhóm không ngại cải tiến những quy trình đã có sẵn

• • Dự án có hoạch định hệ thống rõ ràng.

• • Nhu cầu khách hàng là yếu tố ưu tiên của dự án.

 

9. Cách chọn phương pháp quản trị dự án thích hợp

Mọi phương pháp quản trị dự án đều có những ưu và nhược điểm khác nhau. Do đó, bạn nên dựa vào tình hình ngân sách, nguồn lực và hình thức làm việc của doanh nghiệp. Để lựa chọn phương pháp phù hợp và đem lại hiệu quả cao nhất.

10. So sánh phương pháp quản lý nào tốt hơn?

Bạn nên thực hiện theo 5 bước sau để tìm ra được phương pháp quản lý tối ưu cho doanh nghiệp. Cùng xem ngay các bước dưới đây!

• • Bước 1: Xem xét mức độ phức tạp hay đơn giản của các yếu tố trong dự án. Ví dụ như khách hàng, nguồn lực, thời gian hay ngân sách.

• • Bước 2: Quan tâm đến độ linh hoạt trong môi trường làm việc. Nếu doanh nghiệp của bạn đi theo hướng năng động, sáng tạo, Agile là lựa chọn hoàn hảo. Ngược lại, nếu doanh nghiệp của bạn ưa thích những hoạch định rõ ràng. Hãy sử dụng phương pháp Waterfall.

• • Bước 3: Xác định yếu tố đem lại giá trị cho doanh nghiệp

• • Bước 4: Xác định mục tiêu của dự án/ doanh nghiệp.

• • Bước 5: Hiểu rõ giá trị và tận dụng nguồn lực thật hiệu quả. Để tìm ra phương pháp quản trị phù hợp nhất với doanh nghiệp của bạn.

 

Bài viết nổi bật:

Cảm ơn bạn đã quan tâm đến thông tin về các phương pháp quản lý dự án hiệu quả nhất. Hy vọng những chia sẻ của Dũng sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về cách vận hành và ưu nhược điểm của từng phương pháp.

Nguồn sưu tầm: PDCA