Muốn thực hiện tốt vai trò lãnh đạo. Mỗi chủ doanh nghiệp đều cần có kiến thức và kinh nghiệm vững chắc. Bên cạnh đó, họ cũng cần có các kỹ năng mềm cần thiết. Để vận hành doanh nghiệp của mình một cách hiệu quả. Trong đó có kỹ năng quản lý thời gian. Ai cũng có 24 giờ trong ngày. Nhưng không phải ai cũng biết cách sử dụng chúng hiệu quả để thành công. Trong bài viết này, Dũng sẽ chia sẻ về kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả dành cho chủ doanh nghiệp!

Ý nghĩa của thời gian

Thời gian là một nguồn lực đặc biệt. Bạn không thể lưu giữ hoặc tiết kiệm thời gian để dành cho tương lai sử dụng. Chính vì vậy, khi càng lãng phí thời gian. Bạn càng không thể thu lại được lợi ích gì cho công việc kinh doanh của doanh nghiệp.

Phần lớn các chủ doanh nghiệp luôn tồn đọng rất nhiều việc phải làm. Nhưng không có đủ thời gian để giải quyết hết tất cả chúng. Họ đổ lỗi rằng thiếu thời gian. Nhưng lý do trì hoãn có thể đến từ nhiều yếu tố khách quan. Ví dụ như hạn chế tài chính, stress, ít giao tiếp xã hội và không có kỹ năng quản lý hiệu quả. Nếu biết được cách quản lý thời gian một cách khôn ngoan. Chủ doanh nghiệp có thể sắp xếp được thời gian làm những điều mình thích và làm đúng việc bạn cần làm.

Khái niệm quản lý thời gian cho chủ doanh nghiệp

Để dễ hình dung nhất, chúng ta nên định nghĩa kỹ năng quản lý thời gian. Nó là việc sắp xếp và kiểm soát được thời gian biểu của mình. Điều này giúp phân bổ thời gian giữa các công việc trở nên hợp lí và hiệu quả hơn. Đây cũng là kỹ năng mềm quan trọng không chỉ dành cho các chủ doanh nghiệp. Mà còn dành cho bất kỳ ai mong muốn xây dựng một cuộc sống khoa học. Cũng như tận dụng thời gian một cách hiệu quả hơn.

Quản lý thời gian là việc lập kế hoạch và phân bổ thời gian cho các hoạt động cụ thể. Chủ doanh nghiệp nên lập kế hoạch cụ thể các hoạt động. Cho đến khi đạt được mục đích đặt ra. Khi càng có kỹ năng quản lý thời gian tốt thì hiệu quả giải quyết công việc sẽ được tăng cao. Sự hiệu quả của việc quản lý thời gian được xác định dựa trên chất lượng công việc tạo ra. Chứ không phải trên thời gian thực hiện nhanh hay chậm.

Tầm quan trọng của việc quản lý thời gian cho chủ doanh nghiệp

Quản lý thời gian giúp tăng năng suất, hiệu quả công việc

Quản trị thời gian sẽ giúp chủ doanh nghiệp nâng cao hiệu quả và gia tăng năng suất công việc. Cùng một công việc và có những khoảng thời gian như nhau nhưng hiệu quả làm việc của từng người sẽ khác nhau. Điều này có nghĩa là người biết cách quản lý thời gian sẽ thực hiện công việc được hiệu quả và đúng hạn. Ngược lại, người không biết quản lý thời gian sẽ rơi vào trạng thái mệt mỏi và “chạy đua” với công việc.

Hạn chế gặp áp lực trong công việc

Trên thực tế, quản lý thời gian hiệu quả là một cách giúp chủ doanh nghiệp giảm bớt áp lực. Cụ thể, việc phân bổ thời gian cho công việc một cách hợp lý theo kế hoạch có sẵn. Nó sẽ giúp họ giải quyết mọi vấn đề. Hơn nữa, tinh thần thoải mái sẽ giúp họ có kết quả cao hơn trong công việc.

Nhanh chóng đạt được thành công trong công việc

Nếu quản lý công việc phù hợp thì chủ doanh nghiệp có khả năng sẽ thực hiện công việc nhanh hơn và hiệu quả hơn. Khi ấy, họ sẽ đạt đến thành công theo các giai đoạn. Ngược lại, những người làm theo bản năng cũng sẽ dễ dàng thất bại khi không thực hiện đúng thời hạn và để lỡ nhiều cơ hội.

Cân bằng cuộc sống khoa học

Chúng ta đều có 24 giờ một ngày dành cho bản thân, gia đình và công việc. Việc bố trí thời gian hợp lý sẽ giúp bạn sắp xếp cuộc sống hiệu quả. Điều này có nghĩa là bạn vừa có thể tập trung làm tốt công việc. Lại có đủ thời gian nghỉ ngơi để chăm sóc cho người thân yêu và bản thân.

Hạn chế các thói quen xấu

Việc sắp xếp thời gian hợp lý để góp phần xóa bỏ những thói quen xấu. Thực tế, việc trì hoãn công việc không những hạ thấp năng lực cá nhân. Mà tác động đến hiệu quả tổng thể của công việc. Do đó, các chủ doanh nghiệp nên lập kế hoạch công việc chi tiết nhằm giảm thiểu những thói quen không hay. Nó ảnh hưởng lâu dài đến chất lượng cuộc sống cá nhân và công việc kinh doanh của doanh nghiệp. 

Một số quy tắc quản lý thời gian dành cho chủ doanh nghiệp

Quy tắc 1: Ưu tiên công việc theo từng mức độ

Đưa ra các ưu tiên cho các hoạt động cần làm giúp tập trung vào việc hoàn thành các mục tiêu hàng ngày và mục tiêu tổng thể. Xếp hạng mỗi công việc dựa trên tầm quan trọng hoặc deadline của nó và bắt đầu hoàn thành các công việc. Nếu có vấn đề gì xảy ra bất chợt trong ngày hôm đó, bạn cũng sẽ không cần quá lo lắng do các công việc quan trọng đã được hoàn thành xong.

Quy tắc 2: Đưa ra những mục tiêu có thể đo lường 

Đây là điều rất cần thiết cho những người quản lý doanh nghiệp cũng như đối với mỗi nhân viên. Việc đặt những mục tiêu cụ thể sẽ giúp lãnh đạo đo lường được mức độ thành công của chính doanh nghiệp của mình. Việc sắp xếp và đo lường mục tiêu của từng đầu việc sẽ giúp quá trình thực thi và hành động hiệu quả hơn. 

Quản lý thời gian hiệu quả của các lãnh đạo, chủ doanh nghiệp không chỉ là sử dụng hiệu quả thời gian của mình, mà còn tập trung cho việc đạt được những mục tiêu của công ty.

Quy tắc 3: Lập kế hoạch

Lên kế hoạch trước giúp tiết kiệm thời gian và những mối lo lắng không cần thiết về tương lai. Nếu bạn đã xác định được mục tiêu ngày hôm nay, thì tiếp đến bạn nên bắt đầu việc đưa ra những mốc thời gian thích hợp để hướng tới những mục tiêu đó.

Một phần quan trọng của việc lên kế hoạch đó là nó cần tương ứng với các kết quả và khả năng hoàn thành theo đúng timeline. Bạn cũng không nên cố thực hiện công việc đúng deadline với suy nghĩ làm cho có, vì điều đó sẽ ảnh hưởng đến chất lượng công việc, sản phẩm bạn làm ra và công việc kinh doanh của doanh nghiệp. Bạn nên đưa ra những deadline thích hợp với từng bộ phận của công ty, bởi khi deadline không hợp lý, việc liên tục không thực hiện deadline đúng thời hạn sẽ làm nản chí đội ngũ nhân viên.

Quy tắc 4: Kiểm soát áp lực

Phần lớn các chủ doanh nghiệp, nhà lãnh đạo sẽ có rất nhiều áp lực. Khi áp lực càng lớn, họ thường có xu hướng tự ti về bản thân không có khả năng ra quyết định, từ đó trở nên thất vọng mặc dù đã hết sức nỗ lực nhưng tất cả công việc đều giậm chân tại chỗ. 

Một trong những nguyên nhân chính của vấn đề này là do kỹ năng quản lý thời gian kém hiệu quả, quá bận rộn đến không có thời gian thư giãn, nghỉ ngơi, nên các cảm giác tiêu cực sẽ thường xuất hiện. Việc cần thiết và quan trọng nhất ngay lúc này chính là nên tìm phương án thích hợp để kiểm soát và giảm thiểu áp lực cho bản thân.

Quy tắc 5: Nhờ vào sự trợ giúp khi cần thiết

Là một người chủ doanh nghiệp, thời gian của bạn cần được phân bổ đều cho những nhiệm vụ theo các chiến dịch cụ thể theo từng giai đoạn và theo một bức tranh tổng thể của công ty.

Bạn nên biết khi nào mà mình cần thiết phải nhờ vào sự trợ giúp từ những người cùng team để giải quyết các công việc và để quản lý thời gian. Việc này cũng giúp tạo động lực cho các nhân viên, khiến họ cảm thấy có trách nhiệm hơn trong công việc.

Để xác định xem những đầu việc nào mà bạn có thể nhờ người khác làm và những đầu việc nào không, việc tiếp theo là ước khoảng thời gian thực hiện công việc của từng nhân viên khác nhau.

5 Phương pháp quản lý thời gian cho chủ doanh nghiệp

Phương pháp M.I.T. (Most Important Tasks)

Most Important Tasks sẽ tập trung vào những gì quan trọng nhất nên thực hiện trong ngày. Phương pháp này sẽ hỗ trợ bạn sắp xếp công việc phù hợp để tiết kiệm thời gian. Những công việc này sẽ thuộc nhóm Khẩn cấp và quan trọng ở trong Ma Trận Eisenhower.

Phương pháp sử dụng ma trận Eisenhower

Ma Trận Eisenhower là một mô hình gồm có 4 tiêu chí:

• Khẩn cấp.
• Không khẩn cấp.
• Quan trọng.
• Không quan trọng. 

Với phương pháp này, bạn nên bố trí công việc phù hợp dựa theo mô hình trên nhằm giải quyết những công việc cấp bách phải được tiến hành ngay. Ma trận này sẽ hỗ trợ việc ra quyết định và sử dụng thời gian hợp lý.

Phương pháp sử dụng thời gian hiệu quả Pomodoro

Phương pháp Pomodoro là một trong những phương pháp sử dụng và quản lý thời gian hiệu quả, sẽ giúp bạn tập trung trong công việc hơn. Cụ thể, bạn sẽ làm việc theo chu trình trong 25 phút sau đó nghỉ ngơi 5 phút và lặp lại quá trình trên. Theo nghiên cứu, cách này sẽ tạo áp lực thời gian giúp bạn tập trung hơn. Ngoài ra, thời gian nghỉ ngơi phù hợp sẽ có ích với cơ thể và giúp bạn cảm thấy thoải mái.

Phương pháp The 2 – Minute Rule hạn chế trì hoãn

Quy tắc này đã được tác giả David Allen trình bày trong quyển Getting Things Done. Nội dung của phương pháp này là bạn không nên trì hoãn một số việc cần thực hiện dưới 2 phút.

Phương pháp Batching – Nhóm công việc

Batching là phương pháp tập hợp những công việc cơ bản giống nhau và làm tất cả cùng nhau. Ví dụ như bạn sẽ dành ra khoảng 1-2 tiếng nhất định mỗi ngày chỉ để đọc email, chứ không rải đều trong ngày hoặc có email mới xuất hiện là phải ngừng mọi thứ lại giải quyết ngay (ngoại trừ những email quan trọng).

5 kỹ năng cần thiết hỗ trợ quản lý thời gian hiệu quả hơn

Kỹ năng xác định mục tiêu

Thiết lập mục tiêu là kỹ năng đưa ra các nhiệm vụ cần hoàn thành. Bạn cần lập ra danh mục các công việc cần hoàn thành theo thời gian biểu cố định, chẳng hạn như ngày, trong tuần, trong tháng.

Bạn nên khởi đầu với mục tiêu chung (dành cho cá nhân hoặc doanh nghiệp của bạn) và sau đó đưa ra những mục tiêu khác nhằm hướng đến mục tiêu chung đó. Và cần phải luôn mang danh sách này bên mình để nhớ và thực hiện mục tiêu.

Kỹ năng lập kế hoạch

Muốn đạt được mục tiêu đặt ra bạn phải lập kế hoạch cụ thể đối với các công việc. Kế hoạch cần gắn kết với các công việc cần làm hàng ngày, trong tuần và trong tháng. Bạn làm công việc này khi nào, trong thời gian bao nhiêu, làm như thế nào và kết quả là gì? Tất cả các thông tin đều cần phải ghi vào kế hoạch.

Kế hoạch đã lập ra cần phải chấp hành nghiêm túc bởi chỉ cần một công việc không thực hiện theo đúng kế hoạch sẽ làm ảnh hưởng tới tiến độ và chất lượng của các công việc khác. Vì vậy, cần tránh việc trì hoãn thực hiện kế hoạch.

Bên cạnh việc lập kế hoạch, bạn cần có bước đánh giá việc thực hiện kế hoạch theo các giai đoạn tùy tính chất công việc nhằm làm rõ kết quả công việc, mức độ hoàn thành nhiệm vụ và điều chỉnh kế hoạch (nếu cần).

Kỹ năng sắp xếp công việc theo mức độ ưu tiên

Phân cấp mức độ ưu tiên là một bước cần thiết để bạn hoàn thành mục tiêu. Sau khi biết rõ số lượng công việc phải hoàn thành trong một khoảng thời gian nào đó, bạn nên sắp xếp các công việc cần thiết theo thứ tự ưu tiên. Cần tập trung giải quyết các việc cấp thiết, việc đã đến thời hạn hoàn thành hoặc những việc có liên quan tới mọi người khác.

Việc xếp thứ tự ưu tiên giúp bạn giảm bớt sự áp lực và bảo đảm các công việc đều hoàn thành đúng thời hạn.

Tránh xử lý nhiều việc khác nhau cùng lúc

Đa nhiệm là thực hiện nhiều công việc tại cùng một thời điểm. Trên thực tế, chỉ một vài cá nhân có khả năng làm việc này mà vẫn đạt kết quả cao. Thông thường, mỗi một lần đổi việc, não bộ cần thời gian để tổ chức lại hoạt động. Việc này sẽ gây mất tập trung và tiêu tốn thời gian. Chính vì vậy, làm nhiều việc một lúc sẽ không hiệu quả và mất thêm thời gian để chuyển giao cho mỗi việc.

Kỹ năng kiểm soát mức độ căng thẳng

Bạn cần kiềm chế được sự căng thẳng bởi khi căng thẳng và áp lực tăng. Bạn sẽ giảm đi khả năng đề ra các ý tưởng hay quyết định sáng suốt. Công việc vì thế mà cũng không thuận lợi.

Ngoài ra, học cách tư duy logic giúp bạn có thể đưa ra được mục tiêu chính xác cùng các bước cần thiết để hoàn thành mục tiêu. Tư duy logic được rèn luyện thông qua quan sát, thảo luận, các tình huống trong cuộc sống hàng ngày và trau dồi các kiến thức hằng ngày.

Tóm lại

Một suy nghĩ dễ thấy ở người thành công chính là họ xem thời gian như một thứ hàng hoá rất quý báu và cần thiết, ngang với giá trị của tiền bạc. Khi bạn phí phạm thời gian đồng nghĩa với việc nó sẽ không bao giờ quay lại. Và mỗi phút trôi đi đều góp phần cho những nỗ lực của bạn mỗi ngày.

Chính vì thế, quản lý thời gian là một việc làm cần thiết. Đặc biệt là đối với chủ doanh nghiệp, nhà quản lý, lãnh đạo. Khi quản lý thời gian hiệu quả. Bạn sẽ tránh được sự lãng phí. Thêm vào đó, bạn còn có nhiều thời gian hơn nữa dành cho người thân, bạn bè và chính mình.