Lập kế hoạch truyền thông là một hành động quan trọng. Giúp nâng tầm và tăng cao khả năng phủ sóng thương hiệu của một tổ chức. Để có thể xây dựng nên một kế hoạch truyền thông hiệu quả. Các nhà lãnh đạo hãy nghe Dũng hướng dẫn lập kế hoạch truyền thông nhé!

Kế hoạch truyền thông là gì?

Một kế hoạch truyền thông cần bao gồm các thông tin về đối tượng, mục tiêu, phương tiện và cách thức truyền thông. Cùng với các phương án chi tiết. Để triển khai từng giai đoạn của chiến dịch truyền thông. Mục đích của kế hoạch là hướng dẫn các bước thực hiện cho kế hoạch đã được đặt ra.

Nhằm đảm bảo tính khả thi cho những mục tiêu mà mình đã đặt ra. Bạn nên tạo ra các phương án dự phòng khác nhau. Để có thể kịp thời ứng phó khi gặp phải những vấn đề phát sinh ngoài ý muốn.

Lợi ích của việc lập kế hoạch truyền thông

Hành động lập kế hoạch truyền thông sẽ mang đến cho bạn những lợi ích đáng kể trong quá trình kinh doanh, quảng bá sản phẩm. Cụ thể như sau:

Tập trung vào mục tiêu

Lập kế hoạch truyền thông giúp cho việc quảng bá sản phẩm của bạn được tập trung vào mục tiêu một cách cụ thể hơn. Bằng việc đặt mục tiêu rõ ràng. Sẽ giúp bạn đưa ra được các quyết định về những phương tiện, cách thức truyền thông sao cho hợp lý.

Định hướng cho chiến lược kế hoạch truyền thông

Kế hoạch giúp cho bạn xác định được các chiến lược và phương pháp truyền thông. Sao cho phù hợp nhất với mục tiêu của bạn. Điều này giúp cho hoạt động truyền thông được thực thi một cách hiệu quả hơn.

Giúp đo lường hiệu quả

Hành động lập kế hoạch giúp bạn dễ dàng đo lường được hiệu quả của chiến lược truyền thông của mình. Việc đặt mục tiêu rõ ràng và theo dõi tiến độ thực hiện. Bạn có thể đo lường và đánh giá hiệu quả chiến lược của mình.

Tăng tính khả thi cho kế hoạch truyền thông

Kế hoạch truyền thông giúp bạn nhanh chóng phát hiện và đối phó với các vấn đề phát sinh trong quá trình triển khai chiến dịch truyền thông của mình. Bằng việc đưa ra những phương án dự phòng khác nhau sẽ giúp tăng tính khả thi cho chiến lược của mình.

Giảm chi phí và tăng lợi nhuận

Lập kế hoạch là một cách giúp bạn quản lý chi phí và tăng lợi nhuận bằng cách tập trung vào các phương tiện và cách thức truyền thông phù hợp và hiệu quả nhất để đạt được mục tiêu của bạn. Việc này giúp bạn tiết kiệm được kha khá chi phí cho những hoạt động truyền thông và tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.

Các yếu tố quan trọng của một kế hoạch truyền thông

Đối với một bản kế hoạch truyền thông cơ bản thì cần phải đảm bảo có 4 yếu tố quan trọng như sau:

Phân tích và nghiên cứu

Đây là bước đầu tiên và cực kỳ quan trọng. Từ việc nghiên cứu và phân tích. Bạn sẽ tìm hiểu được đối tượng mục tiêu của mình là ai, phân khúc thị trường, và các đối thủ cạnh tranh trực tiếp. Bạn cũng nên học hỏi từ những chiến lược truyền thông đã được triển khai trước đó. Bao gồm cả những thành công và thất bại của chúng.

Mục tiêu và chỉ số đo lường công việc

Bạn cần thiết lập các mục tiêu cụ thể cho chiến dịch truyền thông của mình. Cũng như xác định các chỉ số để đo lường, đánh giá hiệu quả của chiến dịch. Ví dụ như số lượt tương tác trên mạng xã hội, tỉ lệ click-through, tăng trưởng doanh số,…

Lập kế hoạch chiến lược truyền thông

Từ những thông tin đã thu thập được ở bước 1 và 2. Bạn cần phải xác định chiến lược truyền thông thích hợp nhất cho mục tiêu của mình. Bao gồm các phương tiện truyền thông phù hợp, ngân sách, thông điệp, CTA và thời gian triển khai để hoàn thành chiến lược.

Đánh giá và đo lường

Sau khi chiến dịch truyền thông đã triển khai. Bạn cần phải đo lường và đánh giá mức độ hoàn thành và hiệu quả của chiến dịch. Bằng cách đo lường các chỉ số đã xác định ở bước 2. Bạn có thể đánh giá được mức độ thành công của chiến dịch. Đồng thời rút ra những bài học để cải thiện cho những chiến dịch tiếp theo.

Những điều cơ bản cần biết về một kế hoạch truyền thông

Việc xây dựng một bản kế hoạch truyền thông không chỉ là một môn khoa học mà chúng còn là cả một nghệ thuật. Bởi tính đa dạng, biến hóa khôn lường của những bản kế hoạch truyền thông nên sẽ rất khó để có thể tìm ra một mẫu số chung, quy chuẩn mẫu hoàn hảo cho một bản kế hoạch truyền thông.

Tùy vào từng tình huống, môi trường mà mỗi bản kế hoạch sẽ mang đến những hiệu quả, lợi ích khác nhau. Vì vậy, để lập được một bản kế hoạch truyền thông bằng một chiến lược cụ thể thì ta phải tìm hiểu mô hình sau:

Đây được coi là một mô hình SMCRFN. Đây là mô hình kinh điển đối với ai theo đuổi ngành PR – Marketing. Chúng là một nền tảng để xây dựng nên một bản kế hoạch truyền thông thành công.

Chữ S (Source/ Sender – Nguồn)

Đây là nhân tố đầu tiên và chúng có thể là một cá nhân hay một tổ chức để phát đi đến công chúng.

Chữ M (Message – Thông điệp)

Thông điệp chính là “bức tâm thư” mà người làm truyền thông muốn nhắn gửi trực tiếp đến khách hàng của mình. Vì vậy, việc lựa chọn thông điệp như thế nào để phù hợp rất quan trọng.

Chữ C (Channel – Kênh)

Những kênh để tiếp cận người dùng thường rất quan trọng. Bạn có thể lựa chọn các kênh online hay offline. Kênh là một trong những phương tiện tốt nhất. Để nhãn hàng có thể truyền tải thông điệp của mình đến với khách hàng.

Chữ R (Receiver – Người nhận)

Người nhận chính là mục tiêu cuối cùng. Các chủ doanh nghiệp nhắm tới receiver trong suốt quá trình triển khai các chiến dịch truyền thông. Hãy nhớ xác định kỹ đối tượng khách hàng mục tiêu của mình. Để có thể đề xuất được các chiến lược cụ thể và chính xác nhất.

Chữ F (Feedback – Phản hồi)

Có những điều cần đặt lên hàng đầu hơn việc cho rằng những gì bạn làm là đúng. Trong đó, việc đặt khách hàng lên hàng đầu là cực kỳ quan trọng. Hãy học cách lắng nghe và ghi nhận những cảm nhận riêng của khách hàng. Phản hồi sẽ giúp bạn điều chỉnh khuyết điểm của thông điệp và các kênh truyền thông. Sao cho phù hợp với thực tế.

Chữ N (Noise – Nhiễu)

Đây là một yếu tố rất quan trọng mà các doanh nghiệp cần phải chú ý. Thậm chí, một thông điệp tốt cũng có thể bị sai lệch và phá hỏng toàn bộ kế hoạch truyền thông. Nguyên nhân do nhiều yếu tố cạnh tranh hay môi trường. Do đó, hãy đảm bảo rằng bạn cân nhắc và xử lý các yếu tố độ nhiễu để đạt được hiệu quả truyền thông tốt nhất.

9 bước lập kế hoạch truyền thông hiệu quả cho doanh nghiệp

Nhằm đảm bảo việc xây dựng bản kế hoạch truyền thông được hoàn chỉnh và đạt được hiệu quả tốt nhất thì bạn cần nắm rõ 9 bước lập kế hoạch dưới đây:

Bước 1: Phân tích tổng quan theo mô hình SWOT

Các bước phân tích mô hình SWOT:

• Strengths – Điểm mạnh
• Weaknesses – Điểm yếu
• Opportunities – Cơ hội
• Threats – Thách thức

đóng một vai trò quan trọng. Nó có ảnh hưởng trực tiếp đến hướng đi truyền thông của doanh nghiệp. Việc phân tích các yếu tố này là bước quan trọng đầu tiên. Giúp xác định được các cơ hội và thách thức của doanh nghiệp trong lĩnh vực truyền thông. Từ đó, doanh nghiệp có thể đưa ra các chiến lược và kế hoạch hợp lý. Để tận dụng các cơ hội và đối phó với các thách thức một cách hiệu quả.

Mô hình phân tích SWOT giúp bạn có cái nhìn tổng quan về điểm mạnh, điểm yếu của doanh nghiệp. Thông qua phân tích SW và cơ hội và thách thức về bên ngoài doanh nghiệp thông qua phân tích OT. Kết hợp cả hai phân tích này sẽ giúp bạn có được một bức tranh toàn cảnh về tình hình của doanh nghiệp và diễn biến của sự kiện.

Bước 2: Lựa chọn mục tiêu truyền thông

Mục tiêu là điểm cuối cùng của chiến dịch truyền thông. Trước khi bắt đầu thiết kế kế hoạch marketing. Bạn cần phải xác định một mục tiêu cụ thể, đảm bảo rằng quá trình thực hiện chiến dịch được diễn ra đúng quy trình và đạt được kết quả như mong muốn.

Bước 3: Xác định công chúng mục tiêu cho kế hoạch truyền thông

Một bước không thể bỏ qua khi xây dựng kế hoạch marketing là xác định đối tượng khách hàng tiềm năng. Điều này giúp bạn chọn được thông điệp và giải pháp tốt nhất để truyền tải đến nhóm khách hàng.

Trước khi quyết định nhóm đối tượng nào là mục tiêu. Bạn cần nghiên cứu kỹ về khách hàng tiềm năng đó. Từ đó, bạn có thể hiểu tại sao lại chọn nhóm đối tượng đó để thực hiện chiến dịch và mường tượng ra được chân dung và hành vi của khách hàng một cách chân thực nhất.

Bước 4: Xác định thông điệp để truyền thông

Thông điệp là nội dung trọng tâm trong chiến dịch truyền thông. Giúp truyền tải thông tin đến khách hàng mục tiêu và giải đáp những thắc mắc của họ. Bằng cách hiểu rõ nhu cầu của khách hàng tiềm năng. Bạn có thể xác định và truyền tải thông điệp chính xác nhất. Giúp khách hàng cảm thấy hứng thú và tăng khả năng hưởng ứng với sản phẩm/dịch vụ của bạn.

Bước 5: Thiết kế truyền thông

Để xây dựng một kế hoạch marketing thành công, bộ truyền thông là yếu tố không thể thiếu. Việc hiểu rõ những yếu tố then chốt sẽ giúp bạn thiết kế được một bộ truyền thông hoàn chỉnh cho chiến lược của mình.

Cụ thể, có 3 yếu tố then chốt cần được nắm rõ bao gồm:

• Chiến lược thông điệp (Message strategy)
• Chiến lược sáng tạo (Creative strategy)
• Nguồn phát thông điệp (Message source)

Bước 6: Lựa chọn kênh truyền thông

Cần lựa chọn phương tiện truyền thông hoặc kênh truyền thông phù hợp với kế hoạch của mình. Việc này rất quan trọng bởi vì mỗi loại hình và mỗi kế hoạch sẽ có những yêu cầu khác nhau. Do đó, bạn cần cân nhắc kỹ để có thể chọn được kênh truyền thông phù hợp nhất để đạt được hiệu quả tối đa. Có rất nhiều kênh truyền thông khác nhau mà bạn có thể lựa chọn để thực hiện kế hoạch của mình. Chẳng hạn như mạng xã hội, các kênh báo chí, kênh truyền hình…

Bước 7: Xác định ngân sách và chiến thuật truyền thông

Một phần quan trọng của kế hoạch marketing. Chính là xác định ngân sách và chiến thuật cho kế hoạch. Do đó, doanh nghiệp cần xác định một cách chi tiết. Tốt nhất khoảng 2 đến 3 chiến lược cho nhóm khách hàng mục tiêu. Bao gồm các nội dung chi tiết và chi phí cụ thể cho từng mục trong kế hoạch.

Bước 8: Tạo timeline – thời gian biểu

Bạn nên đặt một lịch trình cụ thể cho từng phần của kế hoạch để đảm bảo sự khởi đầu và hoàn thành đầy đủ, đúng hạn. Việc thiết lập biểu đồ thời gian cho từng mục trong kế hoạch sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian. Tránh tình trạng lãng phí thời gian khi bắt đầu thực hiện kế hoạch.

Bước 9: Đo lường hiệu suất và báo cáo

Bước cuối cùng trong kế hoạch marketing. Chính là đo lường kết quả đạt được so với mục tiêu đã đề ra ban đầu. Để đưa ra chiến lược và biện pháp phù hợp. Doanh nghiệp cần tính toán mức độ hiệu quả của kế hoạch. Vì không phải kế hoạch nào cũng diễn ra như mong đợi. Sau đó, cần tổng kết lại để rút kinh nghiệm cho những kế hoạch sau này và đưa ra báo cáo đo lường thông qua các thước đo đánh giá sau đây:

• Tần suất xuất hiện trên các kênh truyền thông được lựa chọn.
• Tương tác của khách hàng sau khi triển khai chiến dịch.
• Phản hồi của những người quan tâm đến chiến dịch.
• Số liệu đo lường tương tác với thương hiệu.

Báo cáo đo lường này sẽ giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan về hiệu quả của kế hoạch và từ đó cải tiến chiến lược cho các kế hoạch sau.

Những lưu ý khi lập kế hoạch truyền thông

Trong quá trình lập kế hoạch truyền thông, có một vài lưu ý quan trọng mà bạn bạn phải lưu tâm nhằm đảm bảo kế hoạch đạt được hiệu quả tốt như mong đợi. Dưới đây là một vài lưu ý khi lập kế hoạch truyền thông:

Xác định mục tiêu rõ ràng

Để kế hoạch truyền thông có hiệu quả, mục tiêu cần phải được xác định rõ ràng, cụ thể và có khả năng đo lường. Nếu không có mục tiêu rõ ràng, bạn sẽ không biết đang tiến hành như thế nào và sẽ không thể đánh giá được kết quả của kế hoạch.

Tìm hiểu khách hàng mục tiêu

Để đảm bảo rằng kế hoạch truyền thông đáp ứng được nhu cầu của khách hàng mục tiêu, việc tìm hiểu về khách hàng là rất quan trọng. Bạn cần tìm hiểu kỹ về đặc điểm, sở thích, nhu cầu và hành vi tiêu dùng của khách hàng để có thể tạo ra các nội dung và thông điệp phù hợp và thu hút được sự quan tâm của khách hàng.”

Chọn đúng kênh truyền thông

Cần lựa chọn đúng kênh truyền thông phù hợp với khách hàng mục tiêu của bạn. Nên nghiên cứu và hiểu rõ tính chất, đặc điểm của từng kênh truyền thông, từ đó lựa chọn những kênh phù hợp để tiếp cận với khách hàng. Ví dụ, nếu khách hàng mục tiêu của bạn là giới trẻ, mạng xã hội có thể là một trong những kênh truyền thông hiệu quả nhất để tiếp cận với họ.

Tạo ra nội dung hấp dẫn

Việc tạo ra nội dung hấp dẫn là yếu tố quan trọng để thu hút sự chú ý của khách hàng. Bạn cần đảm bảo rằng các nội dung được thiết kế sao cho gây chú ý và giúp khách hàng cảm thấy quan tâm đến thương hiệu của bạn.

Đo lường và đánh giá hiệu quả

Cần phải thực hiện việc đo lường và đánh giá hiệu quả của kế hoạch truyền thông để có thể nhận biết được những điểm mạnh và điểm yếu của kế hoạch. Sau đó, bạn có thể điều chỉnh và cải tiến kế hoạch trong tương lai để đạt được hiệu quả cao hơn.

Theo dõi và điều chỉnh kế hoạch

Kế hoạch truyền thông không phải chỉ là một bản thiết kế tĩnh mà là một quá trình liên tục. Vì vậy, bạn cần thường xuyên theo dõi và điều chỉnh kế hoạch để đảm bảo rằng nó đang hoạt động hiệu quả và đáp ứng được những thay đổi trong môi trường kinh doanh và nhu cầu của khách hàng.

Kết luận

Bài viết trên là tổng hợp 9 bước xây dựng kế hoạch truyền thông sao cho hiệu quả nhất. Qua đó có thể thấy được rằng, việc thiết lập nên một bản kế hoạch truyền thông đóng góp vai trò rất quan trọng trong quá trình quảng bá thương hiệu, sản phẩm, dịch vụ mà mình đang kinh doanh. Để giảm thiểu tối đa những rủi ro trong quá trình truyền thông thì mỗi chủ doanh nghiệp nên chuẩn bị cho mình một bản kế hoạch, chiến lược truyền thông thật chỉn chu nhé!